A fine intervento, invece di scrivere manualmente la descrizione del lavoro svolto, il tecnico la racconta a voce o la scrive in linguaggio naturale all'AI integrata nell'app mobile. L'intelligenza artificiale trasforma il racconto in un rapportino completo e strutturato: organizza automaticamente attività svolte, materiali utilizzati e note per il cliente nei campi corretti, pronti per la firma del cliente e l'invio del PDF. Il tecnico rilegge e conferma prima dell'invio, così il controllo resta sempre umano. Il vantaggio principale è il tempo: quello che richiederebbe minuti di digitazione, spesso scomoda, in piedi, a fine giornata, si riduce a una descrizione parlata di pochi secondi.

La Pianificazione è la vista calendario da cui si organizzano tutti gli interventi: si assegnano ai tecnici in base alla disponibilità, si trascinano per riprogrammarli, e lo stato di ciascuno (da assegnare, assegnato, in corso, concluso) è visibile con colori distinti direttamente in bacheca. È possibile creare interventi da assegnare in futuro direttamente dalla webapp, oppure lasciare che siano i tecnici stessi a programmarsi un intervento da mobile. Ogni intervento può coprire più giornate lavorative e più tecnici contemporaneamente, per i lavori che richiedono squadre o tempi estesi.

Il modulo Ticket trasforma le richieste di assistenza dei clienti in segnalazioni tracciabili: possono essere create manualmente dall'amministrazione o dal tecnico, oppure aperte direttamente dal cliente tramite un'area riservata. Ogni ticket ha uno stato, può includere allegati e note, e resta collegato all'intervento tecnico che lo risolve, così lo storico completo di ogni segnalazione è sempre consultabile in un unico posto. È disponibile anche una messaggistica bidirezionale tra cliente e fornitore, con notifiche email automatiche a ogni aggiornamento.

I contratti di manutenzione permettono di programmare automaticamente gli appuntamenti periodici concordati con il cliente, una verifica annuale, un controllo trimestrale, senza doverli ricordare o creare a mano ogni volta: il sistema calcola le date in base alla cadenza impostata e le attività compaiono direttamente in pianificazione, pronte per essere assegnate a un tecnico. Sono supportati sia interventi fissi, distribuiti uniformemente nel periodo del contratto, sia interventi variabili, concentrati in mesi specifici. È possibile impostare il rinnovo automatico del contratto alla scadenza e un anticipo di avviso per contattare il cliente in tempo.

Ogni intervento pianificato compare sulla mappa con la posizione del cliente e, in tempo reale, la posizione del tecnico assegnato. Un cerchio grigio con il nome del tecnico indica un intervento ancora da assegnare, rosso un intervento assegnato non ancora iniziato, giallo un intervento aperto; un pallino rosso sul cliente segnala che il tecnico ha iniziato il lavoro, giallo che lo ha terminato. Questa vista permette di organizzare gli spostamenti in modo efficiente e riassegnare rapidamente un intervento urgente al tecnico più vicino invece che al primo disponibile.

Oltre ai ruoli standard (admin, tecnico, admin-tecnico, super admin), i gruppi permessi permettono di personalizzare finemente le autorizzazioni di ogni utente, definendo singolarmente l'accesso a funzioni come analisi dati, commesse, contratti, export dati, note spese, personalizzazione interventi, pianificazione, preventivi, download PDF e ticket. Questo consente, ad esempio, di dare a un tecnico la possibilità di chiudere ticket senza concedergli tutti i privilegi di un admin-tecnico. I permessi si assegnano per gruppo e poi si applicano agli utenti, per gestire in modo centralizzato la crescita del team.

Quando un cliente ha più macchinari o centri di costo, la rendicontazione macchinari permette di associare ogni ora lavorata e ogni materiale usato a uno specifico macchinario, tutto all'interno di un unico intervento, invece di sommare il lavoro in una voce generica indistinta. Il sistema mostra i macchinari disponibili in base al contesto: sede, contratto collegato o, in assenza di questi, tutti i macchinari del cliente. Puoi richiedere la selezione obbligatoria del macchinario prima di consentire la chiusura dell'intervento.

Le commesse permettono di gestire in un unico elemento tutte le ore lavorate e i materiali/servizi impiegati su un progetto per un cliente, invece di disperdere i dati tra più interventi scollegati. Si crea una commessa specificando cliente, sede, macchinari coinvolti e progetto; da quel momento tutti gli interventi collegati fanno confluire automaticamente i loro costi nella vista COSTI della commessa, consultabile per commessa, per rapportino o per fattura. È possibile registrare le fatture ricevute da fornitori o subappaltatori per avere il quadro completo dei costi, ricavi meno costi uguale margine. Un preventivo accettato dal cliente si trasforma direttamente in commessa senza dover ricopiare nulla.

Per i clienti con un pacchetto ore prepagato o un contratto di assistenza forfettario. RapportiniLavoro tiene traccia automaticamente delle ore effettivamente consumate a ogni intervento collegato, mostrando sempre quante ne restano disponibili. Collega ogni intervento ai contratti a chiamata e monitora in automatico il consumo delle ore disponibili. Il sistema scala le ore utilizzate dal pacchetto del cliente e mostra in tempo reale il residuo disponibile, semplificando il controllo per amministrazione e clienti.

Il tecnico compila il rapportino direttamente da mobile durante o subito dopo l’intervento, registrando in tempo reale ore lavorate, materiali utilizzati, note e foto. Il sistema sincronizza immediatamente tutti i dati con l’ufficio, mantenendo le informazioni sempre aggiornate. Il tecnico evita di dover ricostruire le attività a fine giornata o recuperare rapportini accumulati, perché registra ogni dettaglio direttamente sul posto. L’amministrazione monitora lo stato degli interventi in tempo reale e controlla l’avanzamento dei lavori senza dover attendere il rientro del tecnico.

Chi lavora già con un gestionale esterno non deve rinunciarci per usare RapportiniLavoro: gli interventi chiusi in app passano automaticamente al gestionale collegato per la fatturazione, senza dover riscrivere ore, materiali e prezzi già inseriti nel rapportino. Sono supportati collegamenti diretti con Danea EasyFatt, Fatture in Cloud e Passepartout Mexal; altri gestionali possono essere collegati tramite API, importazione/esportazione CSV o webhook. È disponibile anche il collegamento del calendario interventi con Google Calendar, Outlook e Apple Calendar. È l'alternativa al modulo di fatturazione integrato, non un suo complemento.

Il modulo Preventivi permette di creare documenti personalizzati direttamente dalla piattaforma, con righe per codice articolo, descrizione, aliquota IVA, quantità, importo unitario ed eventuale sconto percentuale: imponibile, IVA e totale si calcolano automaticamente. Al preventivo si possono allegare note interne, una descrizione sintetica e file/media, e una volta salvato può essere inviato al cliente via email direttamente dai recapiti presenti in anagrafica. Il vantaggio principale arriva dopo l'invio: quando il cliente accetta, il preventivo si trasforma direttamente in una commessa o in un intervento senza dover ricopiare nulla.

Una volta attivata, la funzione Timbrature aggiunge un tasto nella home dell'app che il tecnico trascina per avviare il proprio turno di lavoro e per concluderlo. Ogni timbratura registra anche la posizione GPS del tecnico al momento dell'operazione. È possibile configurare una soglia di tolleranza e un margine di arrotondamento tra l'orario effettivo di timbratura e l'orario ufficiale di inizio/fine turno. Dall'amministrazione si accede a un elenco completo di tutte le timbrature e a una vista aggregata delle ore lavorate per tecnico in un periodo selezionato, utile per il controllo presenze e per la preparazione delle buste paga.

Il modulo Analisi Dati raccoglie in una dashboard le informazioni operative già presenti in piattaforma, numero di interventi svolti, ore lavorate, materiali più utilizzati, distribuzione per cliente, tecnico o periodo, senza dover incrociare manualmente fogli separati. Questo aiuta a rispondere a domande operative concrete: quali clienti richiedono più interventi, quali periodi dell'anno concentrano il carico di lavoro maggiore, quali materiali si consumano più rapidamente. I dati sono esportabili per analisi più approfondite in altri strumenti o per condivisione con la proprietà o i responsabili di zona.

Durante la compilazione dell'intervento, il tecnico può inserire le spese sostenute, carburante, vitto, pernottamento, pedaggi, direttamente nella sezione note spese del rapportino, specificando importo, categoria e allegando la foto dello scontrino dal telefono. L'amministrazione ha una vista dedicata con tutte le note spese inserite, filtrabile per periodo, tecnico o cliente, e un report per tecnico utile per i rimborsi e il controllo dei costi. Se attivata, la rendicontazione economica delle spese si integra con la gestione prezzi generale.