Per creare un contratto di manutenzione, sarà necessario andare nella sezione Contratti del menù.

Una volta atterrati in quella schermata, sarà necessario cliccare su “aggiungi” per creare un nuovo contratto.

Come prima cosa, occorrerà inserire impostare il cliente, sarà caricata tutta la lista dei vostri clienti e sarà sufficiente cliccare su quello desiderato.

Successivamente si aprirà una schermata in cui sarà necessario inserire le specifiche del contratto.

In questa schermata si potrà mettere l’identificativo e la descrizione del contratto. Si può scegliere se fare il contratto MANUTENZIONE o A CHIAMATA, nel nostro caso il contratto sarà di MANUTENZIONE.

Poi si sceglie la data di inizio e di fine del contratto.

Selezionando il tasto “+ aggiungi” si apre una schermata con tutti i dettagli dell’attività.

Oltre alle attività, il contratto può essere inserito anche in fase di creazione intervento. Flaggando sul pulsante “contratto” si potranno scegliere i contratti per il cliente e inserirli nel rapportino, inserendo anche delle attività già presenti nel contratto.

Finita la compilazione dell’intervento, il rapportino riporterà la dicitura del contratto nel PDF:

Le attività contratto, possono essere create in ogni momento in un contratto di manutenzione.

Sarà sufficiente andare nella sezione Lista contratti e selezionare il contratto di manutenzione desiderato.

Una volta aperta la schermata con i dettagli del contratto, sarà necessario cliccare sul tasto “+aggiungi” in fondo alla schermata, per poter inserire nelle nuove attività.

Come prima sezione sarà necessario impostare l’oggetto delle attività.

In base alle impostazioni che avete attive sul vostro account potrete inserire e visualizzare dei contenuti diversi. Esempio: la sezione mansioni può essere disabilitata.

Una volta selezionato le varie opzioni, cliccando su “imposta date”, sarà possibile visualizzare la sezione delle date per fissare le vostre attività.

In questa sezione potrai decidere quando e quante attività contratto vorrai generare. Quelle riportate in Imposta Date, sono tre possibilità distinte, non dipendono l’una con l’altra:

• Con Interventi fissi intendiamo quante volte vuoi che un’attività sia fatta durante anno/mese. Il sistema metterà in automatico le date secondo questa logica, il numero di interventi dilazionati nel tempo in modo uguale. Un’attività non sarà mai impostata il primo giorno del contratto, la prima data sarà fissata in base alla metà del tempo che intercorre tra un intervento e l’altro, per calcolare i successivi in un arco di tempo uguale. In seguito viene riportato il calcolo:
  • primo intervento= tempo totale/numero di interventi/2+data inizio (6 interventi l’anno partendo dal 01.01.23, il primo intervento sarà=365/6/2= 30g –> 01.01.2023 + 30g= 31.01.2023)
  • successivi interventi=tempo totale/numero di interventi+prima data (365/6=61g –> 31.01.2023 + 61g= 02.04.2023)
• Per Interventi variabili è possibile flaggare i vari mesi in cui vogliamo che vengano effettuate e la quantità. Anche qui la prima attività non sarà il primo giorno dell’anno, ma seguendo il calcolo degli interventi fissi, solo che basato su un mese. In seguito riportiamo il calcolo:
  • primo intervento= tempo totale mese/numero di interventi/2 + data inizio (3 interventi nel mese di gennaio, il primo intervento sarà=31/3/2=5g –> 01.01.2023+5g=06.01.2023)
  • successivi interventi=tempo totale mese/numero di interventi+prima data (31/3=10g –> 06.01.2023 + 10g= 16.01.2023)
• Infine Scegli Data, si possono impostare le date che si preferiscono.

Una volta deciso la frequenza della attività occorrerà cliccare su Genera attività:

Da questa sezione sono sempre modificabili le date delle attività, e si possono eliminare.
Per salvare le attività occorre cliccare su Salva attività generate. Quest’ultime vengono riportate nella Pianificazione, cliccando il cerchio sotto la sezione Tecnici, e nella sezione a lato Attività contratto.
Verranno mostrate quando si raggiungerà il massimo anticipo di giorni per svolgere l’attività e visualizzate in ritardo quando raggiungono il massimo ritardo di giorni:

Sempre aprendo la specifica del contratto, cliccando in Lista attività, potranno essere visualizzate tutte le attività create per quel specifico contratto, con la possibilità di eliminarle/modificarle o crearne di nuove.

Le mansioni sono una sezione strettamente legata ai contratti di manutenzione. Con Mansioni si intende il tipo di lavoro svolto da un determinato tecnico (esempi generici: idraulico, elettricista, caldaista…). Alle mansioni sono inoltre collegati i controlli, ovvero i “compiti” che ha una determinata Mansione (idraulico: controllo perdita tubi, elettricista: controllo cavi, caldaista: controllo fumi).

È possibile attivarla nella sezione Impostazioni e Gestione Dati, Configurazioni APP, nelle opzioni generali.

Andando nell’apposita sezione Mansioni, si potranno aggiungere delle Mansioni:

Cliccando su una Mansione si potranno aggiungere i Controlli, che permettono di essere compilati in fase di svolgimento dell’intervento:

Una volta creato questo processo, si potrà associare la Mansione ad un Tecnico, andato nella sezione I miei Tecnici, sarà possibile inserirla e verrà mostrata nella pianificazione sotto il nome del Tecnico.

Per quanto riguarda i contratti di manutenzione, inserendo le Mansioni e i Controlli, il tecnico si troverà le varie sezioni da compilare all’interno del rapportino durante un’attività contratto. Esse vanno inserite:

• Durante la creazione di un contratto, è necessario inserire tutte le Mansioni che verranno utilizzate.
• In fase di realizzazione di un’attività potranno essere scelta una sola Mansione e di conseguenza potranno essere inseriti i Controlli, già presenti oppure inserirne di nuovi.

Una volta completati i campi all’interno del rapportini, il file PDF risulterà così:

Per creare un contratto di manutenzione, sarà necessario andare nella sezione Contratti del menù.
Una volta atterrati in quella schermata, sarà necessario cliccare su “aggiungi” per creare un nuovo contratto.
Come prima cosa, occorrerà inserire impostare il cliente, sarà caricata tutta la lista dei vostri clienti e sarà sufficiente cliccare su quello desiderato.

Successivamente si aprirà una schermata in cui sarà necessario inserire le specifiche del contratto.

In questa schermata si potrà mettere l’identificativo e la descrizione del contratto. Si può scegliere se fare il contratto MANUTENZIONE o A CHIAMATA, nel nostro caso il contratto sarà A CHIAMATA.
Poi si sceglie la data di inizio e di fine del contratto o essendo a chiamata, impostare il pacchetto di ore.

Una volta impostati tutti i campi, sarà necessario cliccare su “salva”.

Se si volesse aggiungere un contratto a chiamata in un intervento, sarà necessario flaggare il tasto “contratto” e selezionare quello desiderato.

Successivamente le ore inserite dal tecnico nella sua giornata di lavoro, verranno scalata all’interno del contratto, modificando le “ore residue” e sul PDF risulterà così:

Sia per i contratti di manutenzione che a chiamata è possibile attivare il rinnovo automatico al termine della data di scadenza, o delle ore.

Per inserire o modificare questa opzione sarà necessario andare nella sezione Lista Contratti e cliccare su uno specifico contratto. Una volta aperto ci sarà la possibilità di flaggare Rinnovo automatico o Rinnovo automatico al termine delle ore (in base ovviamente al tipo di contratto che verrà selezionato).

In questo caso è stato riportato un contratto a chiamata, in cui sono presenti entrambe le opzioni.

Le gestione del rinnovo automatico al termine della data di scadenza e al termine delle ore vengono eseguite allo stesso modo dal sistema. Una volta terminati i contratti ne verranno generati di nuovi, con i medesimi dati e con stessa descrizione, con unica differenza la dicitura nell’identificativo “_rinnovo_automatico_ID”. Inoltre lo stato del vecchio contratto sarà “cessato”.

Nella sezione relativa ai contratti nelle Impostazioni e gestione dati, Configurazioni APP, è possibile attivare l’avviso per le scadenze dei contratti:

Quando si parla di contratti di manutenzione e a chiamata, per entrambi si può inserire i giorni di anticipo per avviso. Inserendo un valore numerico, arriverà una mail x giorni prima in base a ciò che avete inserito, che vi indicherà la scadenza temporale del contratto. Invece per i contratti a chiamata, si può inserire anche un avviso per la scadenza delle ore, a x ore mancanti alla fine del contratto vi arriverà una mail. Nella mail troverete indicato il contratto, con specificato il tipo, l’identificativo, il cliente a cui è rivolto e la scadenza e/o le ore.

Questa sezione è generica per tutti i contratti, ogni contratto ha la sua sezione in cui vengono preimpostati i valori generici, ma è possibile inserirne altri, modificandoli.

La mail arriverà sull’indirizzo di posta inserito come “Email Rapportini”, nei miei dati aziendali, altrimenti a ritroso in “Email amministrazione” e se non fosse presente nemmeno questa mail (essendo entrambe opzionali), arriverebbe sulla “Email Principale”.