8.1 Contratti di manutenzione

Pubblicato il 8 Marzo 2023

Per creare dei contratti di manutenzione, è necessario andare nella sezione Elenco contratti del menù.
Una volta atterrati in questa schermata, è necessario cliccare su AGGIUNGI per creare un nuovo contratto.

Come prima cosa, occorrerà impostare il cliente. Verrà caricata tutta la lista dei vostri clienti e sarà sufficiente cliccare su quello desiderato.

Successivamente si aprirà una schermata in cui sarà necessario inserire le specifiche del contratto.

In questa schermata si potrà inserire il tipo di contratto di MANUTENZIONE o A CHIAMATA, nel nostro caso il contratto sarà di MANUTENZIONE. Successivamente andranno inserite le specifiche del contratto: Identificativo, Descrizione, eventuali Sedi, Macchinari e Mansioni, Data inizio e fine.

Successivamente sarà possibile modificare altre impostazioni specifiche del contratto nelle relative sezioni sottostanti.

All’interno della sezione DETTAGLIO ATTIVITÀ sarà possibile inserirle o visualizzare.

Oltre alle attività, il contratto può essere inserito anche in fase di creazione intervento. Una volta inserito il cliente, il programma vi proporrà già quanti contratti sono presenti per il cliente. Cliccandoci sopra, verrà aperta la lista di tutti i contratti e inserirli nel rapportino, inserendo anche delle attività già presenti nel contratto.

Finita la compilazione dell’intervento, il rapportino riporterà la dicitura del contratto nel PDF:

8.2 Attività contratto

Pubblicato il 16 Agosto 2023

Le attività contratto, possono essere create in ogni momento in un contratto di manutenzione. Per crearle, sarà sufficiente andare nella sezione Elenco contratti e selezionare il contratto di manutenzione desiderato.

Selezionato il contratto, occorre cliccare sul tasto AGGIUNGI ATTIVITÀ in fondo alla scheda, per poter inserire nuove attività o visualizzare quelle già create.

Come prima sezione sarà necessario impostare l’oggetto delle attività: Macchinari e Mansioni, dati già inseriti in fase di creazione Contratto, e Controlli, modificabili tramite la relativa sezione delle Mansioni.

Questa scheda rappresenta la standard, ma in base alle impostazioni che avete attivo potrete inserire e visualizzare dei contenuti diversi. Esempio: la sezione mansioni può essere disabilitata.

Impostato l’oggetto, si andrà nella sezione “Imposta Date”, da qui, si potranno inserire le date per le attività.

In questa sezione potrai decidere quando e quante attività contratto vorrai generare. Quelle riportate in Imposta Date, sono tre possibilità distinte, non dipendono l’una con l’altra:

  • Con Interventi fissi intendiamo quante volte vuoi che un’attività sia fatta durante anno/mese. Il sistema metterà in automatico le date secondo questa logica, il numero di interventi dilazionati nel tempo in modo uguale. Un’attività non sarà mai impostata il primo giorno del contratto, la prima data sarà fissata in base alla metà del tempo che intercorre tra un intervento e l’altro, per calcolare i successivi in un arco di tempo uguale. In seguito viene riportato il calcolo:
    • primo intervento= tempo totale/numero di interventi/2+data inizio (6 interventi l’anno partendo dal 01.01.23, il primo intervento sarà=365/6/2= 30g –> 01.01.2023 + 30g= 31.01.2023)
    • successivi interventi=tempo totale/numero di interventi+prima data (365/6=61g –> 31.01.2023 + 61g= 02.04.2023)
  • Per Interventi variabili è possibile flaggare i vari mesi in cui vogliamo che vengano effettuate e la quantità. Anche qui la prima attività non sarà il primo giorno dell’anno, ma seguendo il calcolo degli interventi fissi, solo che basato su un mese. In seguito riportiamo il calcolo:
    • primo intervento= tempo totale mese/numero di interventi/2 + data inizio (3 interventi nel mese di gennaio, il primo intervento sarà=31/3/2=5g –> 01.01.2023+5g=06.01.2023)
    • successivi interventi=tempo totale mese/numero di interventi+prima data (31/3=10g –> 06.01.2023 + 10g= 16.01.2023)
  • Infine Scegli Data, si possono impostare le date che si preferiscono.

Una volta deciso la frequenza della attività, occorrerà cliccare su Genera attività:

All’interno di Lista Attività è sempre possibile modificare le date ed eventualmente eliminare le attività.
Per salvare le attività occorre cliccare su Salva attività generate. Quest’ultime vengono riportate nella Pianificazione, cliccando il cerchio verde sotto la sezione Tecnici, e nella sezione a lato Attività contratto.
Verranno mostrate quando si raggiungerà il massimo anticipo di giorni per svolgere l’attività e visualizzate in ritardo quando raggiungono il massimo ritardo di giorni:

Sempre aprendo la specifica del contratto, cliccando in Lista attività, potranno essere visualizzate tutte le attività create per quel specifico contratto, con la possibilità di eliminarle/modificarle o crearne di nuove.

8.3 Mansioni

Pubblicato il 9 Marzo 2023

Le mansioni sono una sezione strettamente legata ai contratti di manutenzione. Con Mansioni si intende il tipo di lavoro svolto da un determinato tecnico (esempi generici: idraulico, elettricista, caldaista…). Alle mansioni sono inoltre collegati i controlli, ovvero i “compiti” che ha una determinata Mansione (idraulico: controllo perdita tubi, elettricista: controllo cavi, caldaista: controllo fumi).

È possibile attivarla nella sezione Impostazioni e Gestione Dati, Configurazioni APP, nelle opzioni generali.

Andando nell’apposita sezione, si potranno aggiungere delle Mansioni:

Cliccando su una Mansione si potranno aggiungere i Controlli, che permettono di essere compilati in fase di svolgimento dell’intervento:

Una volta creato questo processo, si potrà associare la Mansione ad un Tecnico, andato nella sezione I miei Tecnici, sarà possibile inserirla e verrà mostrata nella pianificazione sotto il nome del Tecnico.

Per quanto riguarda i contratti di manutenzione, inserendo le Mansioni e i Controlli, il tecnico si troverà le varie sezioni da compilare all’interno del rapportino durante un’attività contratto. Esse vanno inserite:

  • Durante la creazione di un contratto, è necessario inserire tutte le Mansioni che verranno utilizzate.
  • In fase di realizzazione di un’attività potranno essere scelta una sola Mansione e di conseguenza potranno essere inseriti i Controlli, già presenti oppure inserirne di nuovi.

Una volta completati i campi all’interno del rapportini, il file PDF risulterà così:

8.4 Contratti a chiamata

Pubblicato il 16 Agosto 2023

Per creare un contratto a chiamata, sarà necessario andare nella sezione Elenco contratti del menù. Una volta atterrati in questa schermata, sarà necessario cliccare su AGGIUNGI per creare un nuovo contratto.
Come prima cosa, occorrerà impostare il cliente, sarà caricata tutta la lista dei vostri clienti e sarà sufficiente cliccare su quello desiderato.

Successivamente si aprirà una schermata in cui sarà necessario inserire le specifiche del contratto.

In questa schermata si potrà inserire il tipo di contratto di MANUTENZIONE o A CHIAMATA, nel nostro caso il contratto sarà A CHIAMATA. Successivamente andranno inserite le specifiche del contratto: Identificativo, Descrizione, eventuali Sedi, Macchinari e Mansioni, Data inizio e fine e Ore contratto.


Successivamente sarà possibile modificare altre impostazioni specifiche del contratto nelle relative sezioni sottostanti.

Una volta impostati tutti i campi, sarà necessario cliccare su SALVA.

Il contratto può essere inserito anche in fase di creazione intervento. Una volta inserito il cliente, il programma vi proporrà già quanti contratti sono presenti per il cliente. Cliccandoci sopra, verrà aperta la lista di tutti i contratti per inserirli nel rapportino.

Successivamente le ore inserite dal tecnico nella sua giornata di lavoro, verranno scalata all’interno del contratto, modificando le “ore residue” e sul PDF risulterà così:

8.5 Rinnovo automatico

Pubblicato il 9 Marzo 2023

Sia per i contratti di MANUTENZIONE che A CHIAMATA è possibile attivare il rinnovo automatico al termine della data di scadenza, o delle ore, anche per i rinnovi successivi al primo.

Per inserire o modificare questa opzione sarà necessario andare nella sezione Elenco Contratti e cliccare su uno specifico contratto. Una volta aperto sarà necessario andare nella sezione INFORMAZIONI RINNOVO. Sarà possibile flaggare Rinnovo automatico o Rinnovo automatico al termine delle ore (in base ovviamente al tipo di contratto che verrà selezionato).

In questo caso è stato riportato un contratto a chiamata, in cui sono presenti entrambe le opzioni.

Le gestione del rinnovo automatico al termine della data di scadenza e al termine delle ore vengono eseguite allo stesso modo dal sistema. Una volta terminati i contratti ne verranno generati di nuovi, con i medesimi dati, con stessa descrizione e identificativo. Inoltre lo stato del vecchio contratto sarà “cessato” e sempre visibile all’interno del contratto rinnovato:

Attivando il flag Rinnovo automatico è possibile modificare la durata dei rinnovi successi alla prima Data fine, tramite il flag “Durata successivi rinnovi diversa dal primo contratto”. È possibile selezionare inserire un valore numerico e come quantitativo Mese o Anno (Esempio: 3 ANNO, significa che il contratto dopo la prima scadenza sarà sempre rinnovato ogni 3 anni).

8.6 Anticipo avviso

Pubblicato il 22 Marzo 2023

Nella sezione relativa ai contratti nelle Impostazioni e gestione dati, Configurazioni APP, è possibile attivare l’avviso per le scadenze dei contratti:

Quando si parla di contratti di MANUTENZIONE e A CHIAMATA, per entrambi si possono inserire i giorni di anticipo per avviso. Inserendo un valore numerico, arriverà una mail x giorni prima in base a ciò che avete inserito, che vi indicherà la scadenza temporale del contratto. Invece per i contratti A CHIAMATA, si può inserire anche un avviso per la scadenza delle ore, a x ore mancanti alla fine del contratto vi arriverà una mail. Nella mail troverete indicato il contratto, con specificato il tipo, l’identificativo, il cliente a cui è rivolto e la scadenza e/o le ore.

Questa sezione è generica per tutti i contratti, ogni contratto ha la sua sezione MODIFICA IMPOSTAZIONI DEFAULT in cui vengono preimpostati i valori generici, ma è possibile inserirne altri, modificandoli.

La mail arriverà sull’indirizzo di posta inserito come “Email Rapportini”, nei miei Dati Aziendali, altrimenti a ritroso in “Email amministrazione” e se non fosse presente nemmeno questa mail (essendo entrambe opzionali), arriverebbe sulla “Email Principale”.