Creare un intervento con RapportiniLavoro è facile, sarà necessario cliccare in alto nel menu in crea nuovo intervento, oppure cliccare all’interno della pianificazione per avere già tecnico e data selezionati.

Una volta aperta la schermata, occorrerà compilare i vari campi.

Occorre selezionare l’azienda da cui si svolgerà l’intervento, e i suoi dati verranno caricati in automatico.

Una volta inseriti tutti i vari campi, sarà necessario cliccare su SALVA E INVIA per inviare l’intervento al proprio tecnico.

Il vostro tecnico riceverà tutte le informazioni da voi inserite, per poter compilare al meglio il suo rapportino.

All’interno dell’applicativo è presente un calendario per poter visualizzare tutti gli appuntamenti dei vari tecnici dell’azienda.

Il calendario permette la sua visualizzazione in giorni, mesi, anno. Scorrendo i giorni è possibile lavorare anche su altri giorni, più avanti nel tempo.

Questa sezione è visibile solamente per gli admin, che da qui, possono creare gli interventi, modificarli, eliminarli, salvarli, inviarli ai clienti, visualizzare i vari dettagli d’intervento.

Questa sezione è utile per il monitoraggio e l’ottimizzazione delle attività.

Quando ci troviamo sulla sezione di pianificazione, avremo di fronte a noi un calendario, con visualizzazione giorno, settimana e mese. In questa sezione sarà possibile inserire e visualizzare gli interventi dei nostri tecnici.

Legenda su pianificazione:

• grigio, l’intervento è stato programmato, ma non ancora inviato al tecnico.
• rosso, l’intervento è stato fissato e inviato al tecnico.
• giallo, il tecnico ha aperto l’intervento e ha iniziato a compilarlo.
• verde, l’intervento è stato completato e inviato.
• spunta verde, è la conferma del cliente.
• cerchio all’interno degli interventi, indica il tipo di intervento personalizzato, il colore viene deciso dall’utente.

In fase di creazione di un intervento, devono essere inserite diverse informazioni per renderlo completo ed efficace, tra cui il Tecnico e la Data in cui verrà svolto.

Alcuni campi sono vincolanti per l’invio del rapportino al tecnico, ma se si ha la necessità di far gestire ai propri tecnici date e interventi è possibile omettere “tecnici” e/o “data”.

Se ho la necessità di fissare un intervento senza tecnico e/o data, devo cliccare nella sezione “DA FARE” a lato del calendario e creare da lì l’intervento oppure dalla sezione del menù “crea nuovo intervento”. Così facendo il campo data risulterà vuoto.

Dopo aver compilato, clicco su salva e l’intervento mi verrà generato e inserito nella sezione “DA FARE”.

Se invece creo l’intervento cliccando sulla pianificazione, per ottenere lo stesso risultato, occorre cliccare su “DA PROGRAMMARE” per far svuotare le sezione data intervento e tecnico.

Il tecnico potrà vedere questi interventi, nella sezione della app “lista interventi → da fare”.

Questi interventi verranno visionati da tutti i tecnici nella medesima sezione, una volta aperto l’intervento e compilato da un tecnico, non verrà più visionato dagli altri.

Importante è sapere che gli interventi nella sezione DA FARE sono differenti da quelli presenti in pianificazione di colore grigio. Questi, non sono infatti visibili ai tecnici, ma hanno la funzione di “organizzazione” per l’amministrazione (se sono in pianificazione infatti hanno sia data che tecnico). Cliccando su uno di questi, il “SALVA E INVIA” permette di inviare il rapportino al tecnico.

I rapporti di intervento possono sempre essere modificati, anche una volta chiusi.

Quando il rapportino non è ancora in stato di lavorazione, quindi di colore grigio o rosso, le modifiche sono sempre possibili, sia da App che da Web App.
Cliccando su SALVA o SALVA E INVIA, la fase di lavorazione verrà sempre modificata. Anche in fase di lavorazione da parte del tecnico, è sempre possibile modificare gli interventi.
Da app occorrerà semplicemente aprire il rapportino e cliccare su SALVA, invece da Web, ci sono due alternative:

• dalla lista interventi occorrerà cliccare sul rapportino desiderato e modificarlo
• da pianificazione, si aprirà prima la sezione “info” e per accedere al rapportino vero e proprio occorrerà cliccare su “dettaglio rapportino”

Se si volesse modificare un rapportino chiuso, è possibile riaprilo, solamente dalla parte web.

Occorrerà andare nel dettaglio del rapportino e cliccare su “modifica rapportino chiuso”

Successivamente sarà possibile effettuare tutte le modifiche e salvare il rapportino.

L’eliminazione dei rapportini è possibile in tutti gli stati in cui si trova, solo per gli ADMIN o ADMIN-TECNICO.

Da Web, fino a quando l’intervento si trova in stato APERTO il tasto per eliminare l’intervento si troverà, sia in pianificazione “elimina intervento” che in lista interventi “cancella”, appena si clicca sul rapportino:

Quando il rapportino si trova nello stato CHIUSO, nella lista interventi cliccando sull’intervento ci sarà la scritta “cancella il rapportino”, mentre da pianificazione occorre cliccare su “dettaglio rapportino” per visualizzare il tasto di elimina:

Da App gli interventi con lo stato APERTO hanno a disposizione il pulsante di elimina all’interno del rapportino nella sezione “info”:

Per quanto riguarda quelli in stato CHIUSO è possibile eliminarli solamente dalla parte Web.

All’interno di impostazione e gestione dati, nella sezione “personalizza interventi” è possibile inserire dei campi personalizzati per rendere più completi i vostri rapportini.

Questi campi, possono essere di vario tipo: testuale, vero o falso, testo breve, testo lungo, numerico, data, ora o scelta multipla. Hanno diverse specifiche che possono essere inseriti, ad esempio se renderli obbligatori, ovvero vincolati per la chiusura del rapportino.
Possono essere visualizzabili solamente internamente o in app web o app oppure anche sul PDF del rapportino. Importante è anche sapere che possiamo scegliere la posizione in cui inserire i nostri campi personalizzati.

Come aggiunta, è possibile inserire anche i tipo interventi, ovvero molteplici campi, che possono essere scelti in base al tipo di intervento che va svolto.

Attivando l’opzione in impostazione e gestione dati, configurazione app, chiamata “abilita diverse configurazione intervento”, tornando in personalizza interventi, la pagina si modificherà lasciando spazio ai tipi interventi che contengono i campi personalizzati.
Come la semplice aggiunta dei campi, qui va inserito un titolo per il tipo intervento e sotto, possono essere aggiunti tutti i campi personalizzati, con la stessa logica dei precedenti.

Quando si crea un intervento, ogni tipo intervento, avrà i suoi campi, dunque ogni intervento sarà con “logiche” differenti.

Abilitando l’opzione tecnici associati, è possibile inviare lo stesso intervento a più tecnici.

È possibile attivarla tramite le impostazioni e gestione dati, nella sezione configurazioni APP chiamata “opzioni generali”

Durante la compilazione dell’intervento, ci sarà oltre a “seleziona tecnico”, anche “seleziona tecnico associato”.

Inserendo il nome di un altro tecnico, si creerà un rapportino per due tecnici.

Solamente il “tecnico” potrà compilare l’intervento per entrambi dal suo dispositivo.

Il tecnico associato, aprendo l’intervento troverà nella sezione di info, le informazioni per l’intervento, mentre in lavorazione un messaggio di avviso per l’impossibilità di compilarlo.

Nel rapportino sarà riportata la firma solamente del tecnico che ha compilato l’intervento.

Abilitando l’opzione presente nelle impostazioni e gestione dati, in configurazione app, sarà possibile inserire degli interventi su più giorni.

Per inserire degli interventi su più giorni occorre impostare, in fase di creazione dell’intervento, una data di fine, così da avere in pianificazione gli interventi fissati in questo modo:

Concludendo le informazioni del rapportino, una volta inviato, verrà visionato sulle caselle di tutto i giorni compresi tra la data inizio e data fine.

Il rapportino può essere chiuso una volta sola, con la possibilità di inserire più giornate di lavoro all’interno. Ogni modifica che viene effettuato su un intervento, verrà visualizzato anche negli altri giorni.

Accedendo su impostazione e gestione dati, personalizza interventi è possibile visionare la sezione “numerazione”.

Cliccando su modifica è possibile inserire i vari campi.

• azzera ogni anno, con questa option la numerazione dei rapportini inizierà da zero ogni anno nuovo, dal primo gennaio x+1 cambierà la numerazione.
• Prefisso, è possibile inserirlo per precedere il numero di assistenza.
• Suffisso, è possibile inserirlo per succedere il numero di assistenza.
• Prossimo numero, indica il numero di assistenza del prossimo rapportino, è possibile modificarlo in base alle proprie esigenze.

Se ad esempio impostassi la numerazione così:

Il mio prossimo rapportino avrà il numero di assistenza impostato in questo modo:

In BLU è evidenziato il prefisso, in ROSSO il prossimo numero e in GIALLO il suffisso.