Creare un intervento con rapportinilavoro è facile, sarà necessario cliccare in alto nel menu in crea nuovo intervento, oppure cliccare all’interno della pianificazione per avere già tecnico e data selezionati.
Una volta aperta la schermata, occorrerà compilare i vari campi. Occorre selezionare l'azienda da cui si svolgerà l'intervento, e i suoi dati verranno caricati in automatico. Una volta inseriti tutti i vari campi, sarà necessario cliccare su SALVA E INVIA per inviare l'intervento al proprio tecnico. Il vostro tecnico riceverà tutte le informazioni da voi inserite, per poter compilare al meglio il suo rapportino.

All’interno dell’applicativo è presente un calendario per poter visualizzare tutti gli appuntamenti dei vari tecnici dell’azienda.
Il calendario permette la sua visualizzazione in giorni, mesi, anno. Scorrendo i giorni è possibile lavorare anche su altri giorni, più avanti nel tempo.
Questa sezione è visibile solamente per gli admin, che da qui, possono creare gli interventi, modificarli, eliminarli, salvarli, inviarli ai clienti, visualizzare i vari dettagli d’intervento.
Questa sezione è utile per il monitoraggio e l’ottimizzazione delle attività.

Quando ci troviamo sulla sezione di pianificazione, avremo di fronte a noi un calendario, con visualizzazione giorno, settimana e mese. In questa sezione sarà possibile inserire e visualizzare gli interventi dei nostri tecnici. Legenda su pianificazione:

• grigio, l'intervento è stato programmato, ma non ancora inviato al tecnico.
• rosso, l'intervento è stato fissato e inviato al tecnico.
• giallo, il tecnico ha aperto l'intervento e ha iniziato a compilarlo.
• verde, l'intervento è stato completato e inviato.
• spunta verde, è la conferma del cliente.
• cerchio all'interno degli interventi, indica il tipo di intervento personalizzato, il colore viene deciso dall'utente.

In fase di creazione di un intervento, devono essere inserite diverse informazioni per renderlo completo ed efficace, tra cui il Tecnico e la Data in cui verrà svolto. Alcuni campi sono vincolanti per l'invio del rapportino al tecnico, ma se si ha la necessità di far gestire ai propri tecnici date e interventi è possibile omettere "tecnici" e/o "data".
Se ho la necessità di fissare un intervento senza tecnico e/o data, devo cliccare nella sezione "DA FARE" a lato del calendario e creare da lì l'intervento oppure dalla sezione del menù "crea nuovo intervento". Così facendo il campo data risulterà vuoto.
Dopo aver compilato, clicco su salva e l’intervento mi verrà generato e inserito nella sezione “DA FARE”.
Se invece creo l'intervento cliccando sulla pianificazione, per ottenere lo stesso risultato, occorre cliccare su "DA PROGRAMMARE" per far svuotare le sezione data intervento e tecnico. Il tecnico potrà vedere questi interventi, nella sezione della app “lista interventi → da fare”. Questi interventi verranno visionati da tutti i tecnici nella medesima sezione, una volta aperto l'intervento e compilato da un tecnico, non verrà più visionato dagli altri.
Importante è sapere che gli interventi nella sezione DA FARE sono differenti da quelli presenti in pianificazione di colore grigio. Questi, non sono infatti visibili ai tecnici, ma hanno la funzione di "organizzazione" per l'amministrazione (se sono in pianificazione infatti hanno sia data che tecnico). Cliccando su uno di questi, il "SALVA E INVIA" permette di inviare il rapportino al tecnico.

I rapporti di intervento possono sempre essere modificati, anche una volta chiusi.
Quando il rapportino non è ancora in stato di lavorazione, quindi di colore grigio o rosso, le modifiche sono sempre possibili, sia da App che da Web App.
Cliccando su SALVA o SALVA E INVIA, la fase di lavorazione verrà sempre modificata. Anche in fase di lavorazione da parte del tecnico, è sempre possibile modificare gli interventi.
Da app occorrerà semplicemente aprire il rapportino e cliccare su SALVA, invece da Web, ci sono due alternative:

• dalla lista interventi occorrerà cliccare sul rapportino desiderato e modificarlo
• da pianificazione, si aprirà prima la sezione "info" e per accedere al rapportino vero e proprio occorrerà cliccare su "dettaglio rapportino"

Se si volesse modificare un rapportino chiuso, è possibile riaprilo, solamente dalla parte web.
Occorrerà andare nel dettaglio del rapportino e cliccare su "modifica rapportino chiuso" Successivamente sarà possibile effettuare tutte le modifiche e salvare il rapportino.  

L'eliminazione dei rapportini è possibile in tutti gli stati in cui si trova, solo per gli ADMIN o ADMIN-TECNICO.
Da Web, fino a quando l'intervento si trova in stato APERTO il tasto per eliminare l'intervento si troverà, sia in pianificazione "elimina intervento" che in lista interventi "cancella", appena si clicca sul rapportino: Quando il rapportino si trova nello stato CHIUSO, nella lista interventi cliccando sull'intervento ci sarà la scritta "cancella il rapportino", mentre da pianificazione occorre cliccare su "dettaglio rapportino" per visualizzare il tasto di elimina: Da App gli interventi con lo stato APERTO hanno a disposizione il pulsante di elimina all'interno del rapportino nella sezione "info": Per quanto riguarda quelli in stato CHIUSO è possibile eliminarli solamente dalla parte Web.

All’interno di impostazione e gestione dati, nella sezione “personalizza interventi” è possibile inserire dei campi personalizzati per rendere più completi i vostri rapportini. Questi campi, possono essere di vario tipo: testuale, vero o falso, testo breve, testo lungo o numerico. Hanno diverse specifiche che possono essere inseriti, ad esempio se renderli obbligatori, ovvero vincolati per la chiusura del rapportino. Possono essere visualizzabili solamente internamente o in app web o app oppure anche sul PDF del rapportino. Importante è anche sapere che possiamo scegliere la posizione in cui inserire i nostri campi personalizzati. Come aggiunta, è possibile inserire anche i tipo interventi, ovvero molteplici campi, che possono essere scelti in base al tipo di intervento che va svolto. Attivando l’opzione in impostazione e gestione dati, configurazione app, chiamata “abilita diverse configurazione intervento”, tornando in personalizza interventi, la pagina si modificherà lasciando spazio ai tipi interventi che contengono i campi personalizzati.
Come la semplice aggiunta dei campi, qui va inserito un titolo per il tipo intervento e sotto, possono essere aggiunti tutti i campi personalizzati, con la stessa logica dei precedenti. Quando si crea un intervento, ogni tipo intervento, avrà i suoi campi, dunque ogni intervento sarà con “logiche” differenti.

Abilitando l'opzione tecnici associati, è possibile inviare lo stesso intervento a più tecnici.
È possibile attivarla tramite le impostazioni e gestione dati, nella sezione configurazioni APP chiamata "opzioni generali" Durante la compilazione dell'intervento, ci sarà oltre a "seleziona tecnico", anche "seleziona tecnico associato".
Inserendo il nome di un altro tecnico, si creerà un rapportino per due tecnici. Solamente il "tecnico" potrà compilare l'intervento per entrambi dal suo dispositivo.
Il tecnico associato, aprendo l'intervento troverà nella sezione di info, le informazioni per l'intervento, mentre in lavorazione un messaggio di avviso per l'impossibilità di compilarlo.
Nel rapportino sarà riportata la firma solamente del tecnico che ha compilato l'intervento.

Abilitando l'opzione presente nelle impostazioni e gestione dati, in configurazione app, sarà possibile inserire degli interventi su più giorni. Per inserire degli interventi su più giorni occorre impostare, in fase di creazione dell'intervento, una data di fine, così da avere in pianificazione gli interventi fissati in questo modo: Concludendo le informazioni del rapportino, una volta inviato, verrà visionato sulle caselle di tutto i giorni compresi tra la data inizio e data fine.
Il rapportino può essere chiuso una volta sola, con la possibilità di inserire più giornate di lavoro all'interno. Ogni modifica che viene effettuato su un intervento, verrà visualizzato anche negli altri giorni.

Accedendo su impostazione e gestione dati, personalizza interventi è possibile visionare la sezione "numerazione ". Cliccando su modifica è possibile inserire i vari campi.

• azzera ogni anno, con questa option la numerazione dei rapportini inizierà da zero ogni anno nuovo, dal primo gennaio x+1 cambierà la numerazione.
• Prefisso, è possibile inserirlo per precedere il numero di assistenza.
• Suffisso, è possibile inserirlo per succedere il numero di assistenza.
• Prossimo numero, indica il numero di assistenza del prossimo rapportino, è possibile modificarlo in base alle proprie esigenze.

Se ad esempio impostassi la numerazione così: Il mio prossimo rapportino avrà il numero di assistenza impostato in questo modo: In BLU è evidenziato il prefisso, in ROSSO il prossimo numero e in GIALLO il suffisso.

L'opzione mappe può essere attivata tramite impostazioni e gestione dati, configurazione intervento nella sezione "abilita geolocalizzazione".
Nell'applicazione Web, è visibile andando nella schermata di pianificazione interventi è possibile visualizzare la sezione "Mappa". Una volta cliccato, la pagina si aprirà mostrando una mappa e dei dettagli sul lato destro: Questa sezione occorre per ottimizzare i propri interventi, infatti è possibile visualizzare le varie aree in cui si possono svolgere e il numero di interventi in una determinata zona. Grazie ai filtri, è possibile identificare anche dei determinati interventi, per tecnico, per tipologia, per data...
Cliccando nei vari punti in cui sono presenti gli interventi, grazie anche al numero mostrato nella mappa, è possibile visualizzare tutti gli interventi presenti in quella zona.
Cliccando su uno specifico intervento è possibile aprire il suo dettaglio e inviarlo al tecnico. Tramite le opzioni presenti nelle impostazioni, è possibile registrare anche la posizione di inizio e fine intervento per il tecnico. Quando il tecnico entrerà in un intervento avrà a disposizione un pulsante che, cliccandolo e confermando, darà la possibilità di "registrare l'inizio lavori". Quando l'avrà cliccato il tecnico risulterà all'interno della mappa con un pallino rosso, che mostrerà la posizione presente nell'anagrafica del cliente da cui sta svolgendo l'intento. Una volta concluso l'intervento, verrà registrata in automatico la fine dell'attività e il tecnico risulterà con un pallino giallo nella posizione dell'anagrafica da cui ha appena finito di svolgere l'intervento. Nelle impostazione è possibile modificare i "Minuti di validità dell'ultima posizione registrata", grazie a questa funzione, se il tecnico non chiude l'intervento e non sovrascrive una nuova posizione, dopo i minuti indicati la sua posizione non verrà più visualizzata all'interno della mappa.

Per creare un nuovo cliente all'interno del software sarà necessario aprire il menù e cliccare su "Elenco clienti". Una volta giunti nella pagina, sarà necessario cliccare su "Aggiungi" per poter creare un nuovo cliente. Una volta aperta questa sezione, verranno mostrate tutte le specifiche da inserire per il cliente, con alcuni campi obbligatori (Nome e Partita IVA/Codice Fiscale). Nella sezione più bassa dell'anagrafica è possibile inserire più recapiti email del cliente, che potranno essere utilizzati in fase di invio dei rapportini, per poterli inviare a più email. Quando sono inseriti tutti i dati, si può salvare il cliente, cliccando su SALVA. Ora il cliente può essere utilizzato per creare degli interventi e tutti i suoi dati saranno inseriti nei rapportini.
Per modificare un cliente, è necessario cliccare sul cliente, effettuare le modifiche e cliccare su aggiorna.

All'interno della voce Elenco clienti, selezionando l'anagrafica di un cliente vi troverete varie schede, tra cui "Sedi". La sedi vengono utilizzate per inserire altri indirizzi rispetto a quelli presenti nell'anagrafica cliente, per permettere di svolgere l'intervento in un altro luogo. Durante la compilazione dell'intervento è possibile dunque selezionare la sede: Il tecnico non si troverà l'indirizzo presente nell'anagrafica cliente, ma quello della sede in cui deve svolgere l'intervento. Inoltre, per questa sezione è possibile modificare il nominativo "Sede/Sedi". Nella sezione impostazioni e gestione dati, cliccando su configurazione APP si troverà la voce "Informazioni proprietà cliente a due livelli". Abilitandola si potranno modificare i nomi al singolare e al plurale delle. Importante è dopo aver inserito il nominativo cliccare su SALVA.

Nella voce Elenco clienti, oltre alla sezione Generale dell'anagrafica è presente anche una scheda riguardante i Macchinari.
Per poter inserire un macchinario all'interno della scheda di un cliente è necessario che venga collegato ad una Sede.
Nella sezione Macchinari dell'anagrafica cliente sarà possibile aggiungere tutti i dati del macchinario e si potrà visualizzare la lista di tutti quelli inseriti, con la possibilità di aggiungere anche degli allegati: Durante la compilazione del nostro intervento sarà dunque possibile inserire i Macchinari su cui svolgere la lavorazione: Il rapportino che riceverà il tecnico sarà visionato così: Inoltre, per questa sezione è possibile modificare il nominativo "Macchinario/Macchinari".
Andando in impostazioni e gestione dati, cliccando su configurazione APP si troverà la sezione "Informazioni proprietà cliente a due livelli". Abilitandola si potranno modificare i nomi al singolare e al plurale. Importante è dopo aver inserito il nominativo cliccare su SALVA.

Per rendere più completi i rapportini è possibile inserire il materiale utilizzato durante lo svolgimento dell'intervento. Nella voce Elenco articoli, potranno essere inserite le specifiche di ogni articolo. Una volta inseriti tutti gli articoli nell'elenco, sarà possibile selezionarli in fase di lavorazione dell'intervento. Cliccando su “aggiungi” si aprirà la schermata del dettaglio dei materiali, in cui è possibile inserire dei nuovi articoli oppure effettuare una ricerca per selezionare quelli già esistenti cliccando su "cerca articolo". Inserendo un articolo preso dall'anagrafica, le celle di materiale impiagato in lavorazione verranno riempite. Infine, premendo su salva verranno introdotte nel rapportino. Sul rapportino che verrà generato visibile anche al cliente, l’articolo verrà visionato così:  

Durante la compilazione di un rapportino è possibile inserire le ore di lavoro effettuate in un determinato giorno. Andando sulla lavorazione, vi troverete la sezione “riepilogo lavoro eseguito”, cliccando sul pulsante “aggiungi giornata”, si aprirà la schermata per inserire l'orario. Cliccando su inserisci, le ore verranno aggiunte al rapportino e visualizzate all'interno della app. Sul PDF la giornata di lavoro sarà presentata così: Sempre nella sezione di inserimento della giornata di lavoro, è possibile inserire più giornate di lavoro all'interno dello stesso rapportino: Sul PDF la giornata di lavoro sarà presentata così: Inoltre, c'è anche la possibilità di inserire gli orari/le giornata per più tecnici. Chi ha effettuato l'intervento, insieme ad altri colleghi, può compilare la giornata di lavoro uguale per tutti. Cliccando sulla scritta "tecnici", all'interno dell'aggiunta di una giornata, è possibile scegliere quali tecnici e verrà aggiunta un'unica giornata di lavoro uguale per tutti: Il numero di tecnici varierà in base a quelli selezionati e la giornata di lavoro verrà presentata così: Il rapportino riporterà sotto orario di lavoro i nomi e le varie specifiche per tutti i tecnici:

Grazie alle option per le diarie dei tecnici, è possibile aggiungere diverse casistiche per la giornata dei tecnici. Queste opzioni sono presenti nelle impostazioni e gestioni dati, configurazione app, chiamate "impostazione diaria": Abilitando l’opzione "inserimento ore viaggio giornalieri", il tecnico quando inserirà la propria giornata di lavoro, si troverà una casella in più chiamata "Ore di viaggio" da poter compilare: L'inserimento di un dato all'interno della casella, fa sì che sia possibile determinare il tempo che il tecnico ha impiegato per raggiungere il cliente da cui ha svolto l'intervento. Grazie a questa opzione è più facile gestire la fatturazione, se le ore sono a carico del cliente, oppure per gestire le paghe all'interno della dita, se sono a suo carico. Un'altra opzione che è possibile attivare è "inserimento dei chilometri giornalieri". Si troverà la casella "Km di viaggio" da dover compilare. Così, è possibile visualizzare la distanza che il tecnico ha effettuato per raggiungere il cliente. Le due opzioni verranno denominate "viaggio" nella gestione dell'orario di lavoro del rapportino:  Per queste due casistiche, per rendere più veloce il lavoro al tecnico, è possibile inserire i dati viaggio all’interno dell’anagrafica cliente o della sede. Così facendo sarà possibile avere già preimpostate le ore e i km sulla app: Potrà sempre essere effettuata la modifica dei dati viaggio durante l'inserimento della giornata di lavoro. La terza opzione sulla giornata di lavoro del tecnico è la possibilità di inserire il pranzo, la cena o il pernotto. Questa opzione è chiamata “inserimento diarie giornaliere”. Abilitando l’opzione il tecnico durante l’inserimento della sua giornata di lavoro potrà abilitare le tre opzioni: In base a ciò che il tecnico segnare, verrà generata la sezione "diaria" e sul rapportino sarà così: L’ultima opzione della diaria dei tecnici, è “imposta ore e chilometri uguali per tutta la squadra”. Questa opzione occorre per far si che il tecnico, che ha effettuato insieme ad altri colleghi l'intervento, possa compilare la giornata di lavoro uguale per tutti. Cliccando sul "Tecnici", è possibile scegliere quali tecnici hanno svolto l'intervento insieme a te, selezionandoli è possibile avere la giornata di lavoro condivisa (non occorre l'opzione attiva per questa parte) e in più verranno applicate ore e/o km di viaggio uguali per tutti. Il rapportino riporterà sotto orario di lavoro i nomi e le varie specifiche per tutti i tecnici:

Per quanto riguarda le ore presenti nei rapportini, possono essere modificate in base alla preferenza dell'utente. Appena si inizia ad utilizzare la App, il programma imposta in modo automatico l'inserimento delle giornate di lavoro con slot Mattina e Pomeriggio e con ore Decimali. In fase di svolgimento dell'intervento è possibile selezionare l'inserimento delle "ore libere", ovvero il totale delle ore lavorate. Tramite impostazione e gestione dati, configurazione app, nelle impostazioni generali è possibile attivare due opzioni:

• ore sessagesimali, il sistema riconoscerà le ore con minuti, in tutte le ore che vengono inserite all'interno della app.
• forzare l'inserimento delle ore di lavoro, in base a quella selezionata i tecnici dovranno inserirle in quel modo.

Le ore presenti sono di tre tipi:

• ore libere, numero totale di ore
• slot mattina e pomeriggio, due slot in cui inserire gli orari
• slot inizio e fine, uno slot per inserire l'orario della giornata.

Per utilizzare RapportiniLavoro, esistono diverse tipologie di utenze:

• ADMIN, ha a disposizione tutte le sezioni della Web APP, l'unico vincolo è che non può avere degli interventi programmati per sè stesso. Infatti l'admin non ha a disposizione la APP da smartphone o tablet, ma SOLO da PC. Può creare i Clienti, gli Articoli, i Contratti e soprattutto ha a disposizione la Pianificazione degli interventi, per programmarli agli altri tecnici.
• TECNICO, è colui che svolge gli interventi. Il tecnico ha a disposizione SOLO la APP mobile e vede solamente la sezione degli interventi, potendo inoltre programmarli solo per sè stesso e non per altri tecnici. Ha comunque la possibilità di creare dei nuovi clienti in fase di creazione dell'intervento.
• ADMIN-TECNICO, oltre alle funzione dell'admin può avere degli interventi assegnati per sè. L'admin-tecnico ha a disposizione SIA la APP SIA la Web APP. Inoltre può, anche da app, inviare gli interventi ad altri tecnici.
• SUPER ADMIN, può essere o un admin o un admin-tecnico. Ha le stesse funzioni dell'admin o admin-tecnico, in più può aggiungere o rimuovere degli utenti e accedere alle impostazioni della Web APP, per modificarle. Sulla APP viene chiamato "utente amministrazione" e viene riportato nella sezione "Informazioni tecnici" in "I miei tecnici", è facilmente riconoscibile perché viene evidenziata la casella dell'utente con il colore verde.

Per generare dei nuovi utenti occorrerà entrare nella Web APP come super admin.
Una volta effettuato l'accesso sarà necessario andare in Impostazioni e gestione dati e premere sulla sezione "I miei tecnici".
Per creare gli utenti occorrerà semplicemente cliccare su "Aggiungi tecnico" o "Aggiungi amministratore" a fianco degli utenti che avete già generato in precedenza.
Così facendo avrete creato il vostro utente nuovo.
Il ruolo della nuova utenza può essere modificata anche in seguito. È inoltre necessario inserire username e password dell'utente.  Per accedere avrà bisogno di inserirle in fase di login.
Non appena si cliccherà su SALVA, se si tratta di un tecnico verrà aggiunto nella schermata di pianificazione, mentre se fosse un amministratore potrà avere tutti gli accessi alla Web APP.
È sempre possibile eliminare un utente, cliccando su "elimina" presente nella sua casella, se si preferisce si può semplicemente disabilitare l'utente cliccando su "Stato Utente". Quest'ultimo resterà in stand by finché non verrà riattivato, senza poter accedere alla APP.
Le credenziali possono essere modificate anche tramite APP, aprendo il menù e cliccando su "modifica profilo". In quella sezione, sarà necessario cliccare su "modifica password" per inserire le nuove credenziali.

RapportiniLavoro permette di inviare i propri rapporti d'intervento alla mail del cliente.
Per avere questa opzione sarà necessario andare nelle impostazioni e gestione dati, selezionare configurazioni app e cliccare sulla sezione "Invio rapportino tramite email". Abilitando l'opzione, sarà possibile inviare i propri rapporti di intervento ai clienti, inoltre anche riceverli sulla mail dell'ufficio. Se attivata saranno inviati alla mail inserita nel riquadro "Mail rapportini" dei dati aziendali, se non ne è stata inserita nessuna, arriveranno a quella principale dell'account.
L'opzione permette quindi l'invio a fine intervento del rapportino al cliente, la schermata che viene mostrata al vostro tecnico finito l'intervento sarà la seguente: Tramite questa schermata verranno visualizzate le varie mail inserite all'interno dell'anagrafica per il cliente da cui state svolgendo l'intervento. È sempre possibile aggiungere dei nuovi indirizzi, scrivendoli nella sezione apposita e cliccando sul +.
Trascinando il pulsante in basso, di colore verde, il rapportino verrà inviato sia alle mail selezionate che alla mail dell'ufficio. Invece, selezionando semplicemente l'opzione "vuoi inviare solo in ufficio?" i vostri clienti non riceveranno il rapportino.
Se si volesse inviare tramite l'applicazione Web, il procedimento è il medesimo. Arrivati nella sezione di invio, ci saranno anche qui l'elenco di tutte le mail inserite per il cliente, con la possibilità di inserire dei nuovi recapiti. Inserendola e cliccando sul + verrà selezionata per l'invio.
Per inviare il rapportino solamente all'ufficio sarà necessario cliccare su "invia solo a ufficio", mentre per l'invio al cliente "invia senza firma". Sempre nella stessa sezione delle impostazioni, è possibile decidere di allegare le immagini all'interno della mail che riceverà il cliente. Quando il tecnico effettua delle fotografie durante l'intervento, con l'opzione attiva, ha la possibilità di allegare le foto anche al cliente. Quest'ultimo grazie ad un link potrà visionare le foto del suo intervento.

Andando nelle impostazioni e gestione dati, Configurazione APP, è possibile attivare l'opzione "Configura il tuo SMTP".
La configurazione viene fatta per mostrare il proprio indirizzo mail quando vengono inviati degli interventi ai clienti.
Se non viene svolta la configurazione il cliente avrà i rapportini con mittente il nome del nostro applicativo.
Per fare l'integrazione è molto facile, andando nella parte di "Configura il tuo SMTP", sarà necessario abilitare l'opzione e successivamente inserire i proprio dati: Una volta inseriti i dati occorrerà cliccare "verifica configurazione", per essere certi che venga svolta correttamente. Se il procedimento sarà corretto, riceverete una mail sull'indirizzo che avete inserito come mittente con oggetto "Test SMTP" , in cui vi troverete il come mittente la vostra mail.

L'azienda può visualizzare il dettaglio delle ore lavorate da ogni tecnico, attivando l'opzione timbrature, in Impostazioni e gestione dati, configurazioni APP.
La funzione delle timbrature è di segnalare l'orario di ingresso e di uscita del tecnico, durante la sua giornata di lavoro.
È possibile inserire anche i minuti di ritardo massimo, ovvero quanto tempo prima e dopo il tecnico può timbrare per non variare l’orario di inizio/fine lavoro. Si possono anche aggiungere i minuti di arrotondamento sulla timbratura in entrata e in uscita ovvero la soglia di tolleranza, minuti di arrotondamento tra timbratura effettiva e orario.
Tutte queste specifiche faranno si che il tecnico avrà a disposizione un tasto, appena apre la APP, per poter iniziare il turno: Per iniziare il turno si deve trascinare il tasto "Trascina verso destra per avviare l'attività", l'orario di ingresso verrà riportato al di sopra del tasto per segnalare che è stata effettuata una timbratura di ingresso. La timbratura può anche avere più orari di inizio e di fine (ad esempio la pausa pranzo).
Per concludere la propria giornata, sarà sufficiente cliccare ancora su "Trascina verso destra per concludere l'attività".

L'amministratore può modificare le varie impostazioni sui minuti di ritardo e visualizzare le varie timbrature dei tecnici, nella APP Web, in impostazione e gestione dati, configurazione app,  occorrerà andare nella sezione "Timbrature".
Andando invece nella medesima sezione del menù, sarà presente tutto l'elenco delle timbrature del mese corrente, con la possibilità di filtrarle in base alle proprie esigenze (tecnico, data...): Cliccando su una specifica timbratura sarà possibile visualizzare il dettaglio degli orari svolti: Da questa sezione è sempre possibile modificare e aggiungere gli orari dei propri tecnici o eventualmente eliminarli.

Nella sezione di "Timbrature" è possibile avere un report dettagliato delle ore della giornata dei propri tecnici.
Tramite il tasto che indica "scarica file" sarà possibile esportare le timbrature in un file excel. Occorrerà inserire il mese desiderato e il file risulterà così: A inizio file viene riportato il nome del Tecnico, successivamente la ragione sociale dell'azienda e il mese preso in considerazione.
Per ogni giorno in cui è stata effettuata la timbratura vengono inserite le ore effettive e a fianco da quale cliente sono stati svolti gli interventi (per questa parte non occorre che venga effettuata la timbratura, il file mostra lo stesso il cliente). In fondo sarà presente la somma delle ore mensili svolte.  

Per creare un contratto di manutenzione, sarà necessario andare nella sezione Contratti del menù.
Una volta atterrati in quella schermata, sarà necessario cliccare su "aggiungi" per creare un nuovo contratto.
Come prima cosa, occorrerà inserire impostare il cliente, sarà caricata tutta la lista dei vostri clienti e sarà sufficiente cliccare su quello desiderato. Successivamente si aprirà una schermata in cui sarà necessario inserire le specifiche del contratto. In questa schermata si potrà mettere l'identificativo e la descrizione del contratto. Si può scegliere se fare il contratto MANUTENZIONE o A CHIAMATA, nel nostro caso il contratto sarà di MANUTENZIONE.
Poi si sceglie la data di inizio e di fine del contratto.
Selezionando il tasto "+ aggiungi" si apre una schermata con tutti i dettagli dell'attività. Oltre alle attività, il contratto può essere inserito anche in fase di creazione intervento. Flaggando sul pulsante "contratto" si potranno scegliere i contratti per il cliente e inserirli nel rapportino, inserendo anche delle attività già presenti nel contratto. Finita la compilazione dell'intervento, il rapportino riporterà la dicitura del contratto nel PDF:

Le attività contratto, possono essere create in ogni momento in un contratto di manutenzione.
Sarà sufficiente andare nella sezione Lista contratti e selezionare il contratto di manutenzione desiderato.
Una volta aperta la schermata con i dettagli del contratto, sarà necessario cliccare sul tasto "+aggiungi" in fondo alla schermata, per poter inserire nelle nuove attività. Come prima sezione sarà necessario impostare l'oggetto delle attività. In base alle impostazioni che avete attive sul vostro account potrete inserire e visualizzare dei contenuti diversi. Esempio: la sezione mansioni può essere disabilitata.
Una volta selezionato le varie opzioni, cliccando su "imposta date", sarà possibile visualizzare la sezione delle date per fissare le vostre attività. In questa sezione potrai decidere quando e quante attività contratto vorrai generare. Quelle riportate in Imposta Date, sono tre possibilità distinte, non dipendono l'una con l'altra:

• Con Interventi fissi intendiamo quante volte vuoi che un'attività sia fatta durante anno/mese. Il sistema metterà in automatico le date secondo questa logica, il numero di interventi dilazionati nel tempo in modo uguale. Un'attività non sarà mai impostata il primo giorno del contratto, la prima data sarà fissata in base alla metà del tempo che intercorre tra un intervento e l'altro, per calcolare i successivi in un arco di tempo uguale. In seguito viene riportato il calcolo:
  • primo intervento= tempo totale/numero di interventi/2+data inizio (6 interventi l'anno partendo dal 01.01.23, il primo intervento sarà=365/6/2= 30g --> 01.01.2023 + 30g= 31.01.2023)
  • successivi interventi=tempo totale/numero di interventi+prima data (365/6=61g --> 31.01.2023 + 61g= 02.04.2023)
• Per Interventi variabili è possibile flaggare i vari mesi in cui vogliamo che vengano effettuate e la quantità. Anche qui la prima attività non sarà il primo giorno dell'anno, ma seguendo il calcolo degli interventi fissi, solo che basato su un mese. In seguito riportiamo il calcolo:
  • primo intervento= tempo totale mese/numero di interventi/2 + data inizio (3 interventi nel mese di gennaio, il primo intervento sarà=31/3/2=5g --> 01.01.2023+5g=06.01.2023)
  • successivi interventi=tempo totale mese/numero di interventi+prima data (31/3=10g --> 06.01.2023 + 10g= 16.01.2023)
• Infine Scegli Data, si possono impostare le date che si preferiscono.

Una volta deciso la frequenza della attività occorrerà cliccare su Genera attività: Da questa sezione sono sempre modificabili le date delle attività, e si possono eliminare.
Per salvare le attività occorre cliccare su Salva attività generate. Quest'ultime vengono riportate nella Pianificazione, cliccando il cerchio sotto la sezione Tecnici, e nella sezione a lato Attività contratto.
Verranno mostrate quando si raggiungerà il massimo anticipo di giorni per svolgere l'attività e visualizzate in ritardo quando raggiungono il massimo ritardo di giorni: Sempre aprendo la specifica del contratto, cliccando in Lista attività, potranno essere visualizzate tutte le attività create per quel specifico contratto, con la possibilità di eliminarle/modificarle o crearne di nuove.

Le mansioni sono una sezione strettamente legata ai contratti di manutenzione. Con Mansioni si intende il tipo di lavoro svolto da un determinato tecnico (esempi generici: idraulico, elettricista, caldaista...). Alle mansioni sono inoltre collegati i controlli, ovvero i "compiti" che ha una determinata Mansione (idraulico: controllo perdita tubi, elettricista: controllo cavi, caldaista: controllo fumi).
È possibile attivarla nella sezione Impostazioni e Gestione Dati, Configurazioni APP, nelle opzioni generali.
Andando nell'apposita sezione Mansioni, si potranno aggiungere delle Mansioni: Cliccando su una Mansione si potranno aggiungere i Controlli, che permettono di essere compilati in fase di svolgimento dell'intervento: Una volta creato questo processo, si potrà associare la Mansione ad un Tecnico, andato nella sezione I miei Tecnici, sarà possibile inserirla e verrà mostrata nella pianificazione sotto il nome del Tecnico.
Per quanto riguarda i contratti di manutenzione, inserendo le Mansioni e i Controlli, il tecnico si troverà le varie sezioni da compilare all'interno del rapportino durante un'attività contratto. Esse vanno inserite:

• Durante la creazione di un contratto, è necessario inserire tutte le Mansioni che verranno utilizzate.
• In fase di realizzazione di un'attività potranno essere scelta una sola Mansione e di conseguenza potranno essere inseriti i Controlli, già presenti oppure inserirne di nuovi.

Una volta completati i campi all'interno del rapportini, il file PDF risulterà così:

Per creare un contratto di manutenzione, sarà necessario andare nella sezione Contratti del menù.
Una volta atterrati in quella schermata, sarà necessario cliccare su "aggiungi" per creare un nuovo contratto.
Come prima cosa, occorrerà inserire impostare il cliente, sarà caricata tutta la lista dei vostri clienti e sarà sufficiente cliccare su quello desiderato. Successivamente si aprirà una schermata in cui sarà necessario inserire le specifiche del contratto. In questa schermata si potrà mettere l'identificativo e la descrizione del contratto. Si può scegliere se fare il contratto MANUTENZIONE o A CHIAMATA, nel nostro caso il contratto sarà A CHIAMATA.
Poi si sceglie la data di inizio e di fine del contratto o essendo a chiamata, impostare il pacchetto di ore.
Una volta impostati tutti i campi, sarà necessario cliccare su "salva".
Se si volesse aggiungere un contratto a chiamata in un intervento, sarà necessario flaggare il tasto "contratto" e selezionare quello desiderato. Successivamente le ore inserite dal tecnico nella sua giornata di lavoro, verranno scalata all'interno del contratto, modificando le "ore residue" e sul PDF risulterà così:

Sia per i contratti di manutenzione che a chiamata è possibile attivare il rinnovo automatico al termine della data di scadenza, o delle ore.
Per inserire o modificare questa opzione sarà necessario andare nella sezione Lista Contratti e cliccare su uno specifico contratto. Una volta aperto ci sarà la possibilità di flaggare Rinnovo automatico o Rinnovo automatico al termine delle ore (in base ovviamente al tipo di contratto che verrà selezionato). In questo caso è stato riportato un contratto a chiamata, in cui sono presenti entrambe le opzioni.
Le gestione del rinnovo automatico al termine della data di scadenza e al termine delle ore vengono eseguite allo stesso modo dal sistema. Una volta terminati i contratti ne verranno generati di nuovi, con i medesimi dati e con stessa descrizione, con unica differenza la dicitura nell'identificativo "_rinnovo_automatico_ID". Inoltre lo stato del vecchio contratto sarà "cessato".  

Nella sezione relativa ai contratti nelle Impostazioni e gestione dati, Configurazioni APP, è possibile attivare l'avviso per le scadenze dei contratti: Quando si parla di contratti di manutenzione e a chiamata, per entrambi si può inserire i giorni di anticipo per avviso. Inserendo un valore numerico, arriverà una mail x giorni prima in base a ciò che avete inserito, che vi indicherà la scadenza temporale del contratto. Invece per i contratti a chiamata, si può inserire anche un avviso per la scadenza delle ore, a x ore mancanti alla fine del contratto vi arriverà una mail. Nella mail troverete indicato il contratto, con specificato il tipo, l'identificativo, il cliente a cui è rivolto e la scadenza e/o le ore.
Questa sezione è generica per tutti i contratti, ogni contratto ha la sua sezione in cui vengono preimpostati i valori generici, ma è possibile inserirne altri, modificandoli.
La mail arriverà sull'indirizzo di posta inserito come "Email Rapportini", nei miei dati aziendali, altrimenti a ritroso in "Email amministrazione" e se non fosse presente nemmeno questa mail (essendo entrambe opzionali), arriverebbe sulla "Email Principale".

Per creare degli interventi in App, è possibile cliccare su "+ Aggiungi nuovo intervento", all'interno della home, oppure nell'omonima sezione del menù. In entrambi i casi, comparirà una schermata dedicata alla selezione del cliente. Questa schermata mostrerà un elenco completo di tutti i clienti salvati nel sistema, con la possibilità di inserire dei nuovi clienti anche da app. 
Dopo aver inserito il cliente, si aprirà una nuova scheda con tutti i dettagli da inserire nel rapportino. La sezione "Nome Azienda" conterrà il nome del cliente precedentemente selezionato. Nella sezione "Motivazione", sarà possibile inserire il motivo del rapporto di intervento. Per quanto riguarda la sezione "Tipo intervento", sarà possibile scegliere tra diverse opzioni se si è optato per l'utilizzo di rapportini personalizzati nelle impostazioni. La "Data pianificazione" è la data in cui si effettua la pianificazione dell'intervento. La nostra App agevola tale processo, inserendo automaticamente la data corrente al momento della creazione dell'intervento. Tuttavia, offriamo anche la possibilità di personalizzarla secondo le esigenze dell'utente, semplicemente cliccando su "Imposta un'altra data" e selezionando la data desiderata.  Infine è possibile aggiungere delle note per ampliare il rapporto di intervento.

Arrivati nella home dell'applicazione saranno disponibili tutti gli interventi in programma. Senza aprire l'intervento sarà possibile visualizzare la data dell'intervento, il cliente, e la motivazione. È possibile visualizzare anche i rapportini tramite la sezione del menù "elenco rapportini", in cui saranno presenti i rapportini NUOVI, APERTI e CHIUSI. Cliccando su "Apri intervento", sarà possibile visualizzare tutti i dettagli relativi all'intervento, nella sezione "info generali". Scorrendo verso destra sarà possibile compilare il proprio intervento in modo facile, con la possibilità di inserire allegati, aggiungere note e descrivere il lavoro svolto e ulteriori dettagli. Una volta concluso l'intervento sarà possibile cliccare su SALVA, quindi il rapportino risulterà APERTO, oppure SALVA E INVIA e il rapportino verrà CHIUSO.

Per visualizzare i clienti occorre andare nella sezione Anagrafica clienti, cliccando nel menù in alto a destra. Una volta selezionato un cliente, saranno visualizzati tutti i dettagli relativi al cliente scelto.
Per trovare un cliente specifico, è disponibile una funzione di ricerca che consente di cercare il cliente in base al suo nome. Basta inserire le informazioni corrispondenti nella barra di ricerca per ottenere i risultati corrispondenti. La modifica di un cliente, già presente nella App, è possibile solamente per gli account admin-tecnico. Per creare un nuovo cliente si seleziona il tasto "Nuovo Cliente" in basso, e si compila la scheda con tutti i dati del cliente.
Anche in fase di creazione di un nuovo intervento è possibile creare un nuovo cliente, selezionando sotto il nome azienda, si aprono le schermate come le precedenti.  

Cliccando su un rapportino, si apre la scheda con tutte le sue informazioni. Queste possono essere scritte dall'ufficio in fase di creazione dell'intervento per informare i tecnici su tutti i dettagli del suo intervento. Certo che questa sezione può essere comunque compilata anche dal tecnico, appena crea un nuovo intervento.
La sezione INFO è divisa in "Info generali" e "Info intervento".
In info generali vengono visualizzati i dettagli del cliente, dell'intervento e del tecnico. In info intervento si possono inserire le giornate di lavoro, la descrizione del lavoro svolto, il materiale impiegato, inserire allegati e scrivere note. In entrambe le sezioni possono essere inseriti degli ulteriori campi personalizzati, per rendere i rapportini più chiari e completi.

Selezionando un rapportino e andando su "info intervento" si apre una scheda con tutti i dettagli della lavorazione. In questa scheda si può aggiungere la giornata di lavoro, e la lavorazione svolta. Inoltre si può aggiungere il materiale impiegato e allegare delle fotografie. In fondo si possono mettere le note e decidere come inviare il rapportino. In questa sezione il tecnico inserisce tutti i dettagli del suo intervento e le varie lavorazioni effettuate. Queste sezioni possono avere anche campi personalizzati per arricchire i rapportini.

Nella parte di Info generali dell'intervento su Web APP è possibile allegare file o immagini per l'intervento. Bisogna aprire il rapportino e cliccare sul riquadro "allegati", selezionare i file desiderati  oppure si trascinarli nel riquadro. L'inserimento di immagini è possibile anche nella sezione di Info intervento.
Invece sulla APP, selezionando un intervento si clicca su "+ Aggiungi allegato" nella sezione Info generali, oppure nella sezione Info intervento. Nella prima sezione sia Web che App possono avere anche allegati dei documenti, mentre nella parte di lavorazione solamente foto o scattate al momento o prese dalla galleria.

Quando il tecnico finisce un intervento può decidere se inviare il rapportino con la firma del cliente.
Per farlo, il tecnico dovrà premere su “firma e invia”, in fondo alla schermata: Ora si presume che il dispositivo sia a disposizione del cliente, che dopo aver controllato i dettagli del Rapporto di Intervento, premendo su “conferma e invia" effettuerà la sua accettazione.
Dovrà procedere inserendo il proprio nome e cognome e firmare. Dopo aver cliccato "prosegui" il tecnico potrà scegliere se inviare il rapportino al cliente oppure solamente all'ufficio: Selezionando la mail del cliente o inserendone una nuova, il rapportino, oltre che arrivare all'ufficio arriverà anche al cliente, con annessa la sua firma.
La firma sul rapportino sarà così:

Creando un rapportino, è possibile modificarlo in modalità offline: scrivere note, aggiungere giornate di lavoro, cambiare i tecnici, inserire i KM e le ore di viaggio e inserire il lavoro svolto. Finite le modifiche bisogna cliccare su salva e si aprirà questa schermata. Il rapportino verrà salvato all'interno dell'app. Per inviarlo, occorre aprire la app in modalità online e cliccare sopra il banner. Così il vostro intervento sarà inviato al cliente e all'ufficio.  

Da app è possibile creare degli interventi collegati ai contratti.
Quando viene selezionato un cliente che ha dei contratti attivi, in fase di creazione intervento, comparirà la possibilità di selezionare "Contratto". È possibile scegliere quale contratto utilizzare, se è A CHIAMATA, verrano riportate le ore del pacchetto e quelle residue e tutte le sue specifiche. Mentre se si seleziona un contratto di MANUTENZIONE, se ci sono delle attività da svolgere il programma vi consiglierà quali attività e controlli svolgere, con tutte le relative specifiche. Se non sono presenti attività, verranno riportati solamente i dettagli del contratto nell'intervento, per segnalare comunque la presenza di un contratto.

Per quanto riguarda le integrazioni con i gestionali, tramite le impostazioni dell'applicativo è possibile far comunicare RapportiniLavoro con il software Danea EasyFatt.
Come primo step, occorre creare tutti i clienti sulla APP RapportiniLavoro con il campo ID Anagrafica uguale al campo codice sul gestionale.
  Successivamente bisogna creare i servizi INT (ore intervento), INT-KM-VIAGGIO (km di viaggio) e INT-ORE-VIAGGIO (ore di viaggio) e DIR-INT (diritto di intervento) sul gestionale: Per attivare l’integrazione con Danea, occorre andare nelle impostazioni e gestione dati, in "Configurazione APP" e abilitare l’integrazione gestionale e selezionare Danea EasyFatt. Inoltre sono presenti altre impostazioni per migliorare l'esportazioni, ad esempio c'è la possibilità di decidere il tipo di documento che verrà esportato. Tramite la sezione "Export dati" presente su RapportiniLavoro, è possibile scaricare i rapportini CHIUSI in formato XML, filtrandoli per data.
Una volta preso l’XML, potrà essere esportato su Danea. Occorre accedere al gestionale, cliccare su documenti in fatture del menù principale e usando il menù accessorio (quello in basso) si clicca su Utilità e Importa Documenti EasyFatt - Xml. Selezionare il file XML appena generato e scaricato dal sito. Si aprirà la schermata con l’elenco delle fatture da caricare Cliccare su importa per ogni riga che si vorrà importare:

Per integrare Fatture in Cloud con RapportiniLavoro si deve  andare nelle impostazioni e gestione dati, in "Configurazione APP" e attivare l'integrazione con il gestionale selezionando Fatture in Cloud. Selezionando il tuo gestionale (Fatture in Cloud), vi compariranno delle opzioni sul servizio:

• Raggruppa servizi, con RapportiniLavoro è possibile inserire la giornata del tecnico, la diaria, i km di viaggio… con questa option tutti questi servizi svolti su più giornate lavorative, sullo stesso rapportino saranno raggruppate.
• Documento che verrà generato, il rapportino che verrà esportato potrà essere una fattura, un rapporto di intervento, un ordine, una fattura temporanea o un DDT.
• Forza numerazione, attivando questa option il documento che verrà esportato avrà lo stesso numero sia su RapportiniLavoro che su Fatture in Cloud.
• Esporta solo con flag completato, attivando questa opzione i rapportini che verranno inviati a Fatture in Cloud saranno solamente quelli che saranno selezionati come “completati” dalla lista interventi, selezionando il rapportino specifico. Senza questa option, tutti i rapportini, una volta inviati, saranno condivisi anche su Fatture in Cloud.

Una volta decise tutte queste casistiche, occorrerà effettuare il login del gestionale cliccando sul pulsante LOGIN e si aprirà una pagina di Fatture in Cloud: Cliccando su accetta, i due programmi saranno collegati.
Una volta che i programmi saranno collegati, tramite il flag completato oppure in fase di chiusura intervento, il vostro rapportino sarà caricato direttamente sul gestione.
I clienti e gli articoli verranno aggiornati direttamente da FiC a RL e viceversa, le modifiche saranno importate ogni ora.

Nella sezione di Export dati è possibile scaricare un file CSV per analizzare i vari dati presenti nel programma. Grazie ad un semplice selettore di data è possibile esportare l'elenco degli INTERVENTI eseguiti e il MATERIALE utilizzato negli interventi. Cliccando su "usa filtri avanzati" è possibile scaricare i file in modo molto più dettagliato, ad esempio scaricando solo i rapportini di un determinato cliente o di un determinato tecnico. Inoltre, grazie all'integrazione con Danea EasyFatt è possibile scaricare anche l'elenco degli INTERVENTI CHIUSI come formato XML, seguendo le stesse logiche riportate sopra.

All'interno della sezione del menù analisi dati è possibile visualizzare dei grafici riguardati sezioni dell'applicazione.
Nella sezione Generale sono presenti i numeri totali e specifici delle opzioni: interventi, clienti, contratti e tecnici. Cliccando su ogni opzione, verrà aperta la rispettiva pagina del menù.
Andando nella sezione INTERVENTI sarà possibile visualizzare un diagramma a torta contenente i dati degli interventi in base al diverso stato (nuovo/aperto/chiuso). I dati sono sommati in base al periodo di tempo selezionato e di fianco è possibile visualizzare un istogramma con la divisione in base ai mesi/giorni. Aprendo la sezione CLIENTI sarà presente un diagramma a torta che riporta, in base al periodo selezionato, la somma degli interventi in base al diverso stato (nuovo/aperto/chiuso). Di fianco, viene presentato un istogramma che riporta la divisione degli interventi in base alle aziende. Andando nella sezione CONTRATTI sarà possibile visualizzare due sezioni "Generale" e "In scadenza". Nella prima, sarà presente un diagramma a torta che riporta il totale dei contratti attivi, sia manutenzione che a chiamata, nel giorno inserito nella ricerca. Nella sezione In scadenza invece vengono riportati i contratti totali che sono segnalati come in scadenza, in base a ciò che è inserito nelle impostazioni dei contratti come "Abilita se vuoi ricevere una mail di avviso per i contratti in scadenza".
In questa sezione cliccando sul numero dei totali si potrà visualizzare il totale dei contratti in scadenza, mentre cliccando su i tipi di contratti, verrà aperta la lista dei contratti in scadenza o A CHIAMATA o di MANUTENZIONE. Aprendo la sezione dei TECNICI sarà presente un diagramma a torta che riporta, in base al periodo selezionato, la somma delle ore in base alla timbratura, alle ore intervento e alle ore di viaggio. I dati sono totali per tutti i tecnici, mentre nell'istogramma di fianco, verranno riportate in modo separato in base ai tecnici.