Come gestire i contratti di manutenzione ricorrente

Gestire i contratti di manutenzione ricorrente significa impostare una volta la cadenza degli interventi (mensile, trimestrale, annuale) e lasciare che il sistema generi automaticamente le attività da pianificare, segnali le scadenze in anticipo e rinnovi il contratto senza doverlo ricreare ogni volta da zero. Il processo si articola in quattro passaggi: creare il contratto, definire come si generano le attività periodiche, impostare gli avvisi di scadenza e collegare le attività ai tecnici tramite le mansioni.

Il problema dei contratti gestiti manualmente

Chi segue decine di contratti di manutenzione con fogli Excel o promemoria sparsi si trova tipicamente davanti a quattro difficoltà: scadenze disperse e difficili da avere sotto controllo tutte insieme, rapportini compilati a mano e poi trascritti in ufficio, fatturazione lenta perché manca un collegamento diretto tra intervento eseguito e contratto attivo, e rinnovi dimenticati perché non arriva alcun promemoria in tempo utile.

Come impostare un contratto di manutenzione ricorrente

1. Crea il contratto

Si parte selezionando il cliente, le sedi e i macchinari coinvolti, e il tipo di contratto (manutenzione). Nel contratto si inseriscono un identificativo, una descrizione, le note sulle attività da svolgere e il periodo di validità (data inizio e fine).

2. Definisci come si generano le attività periodiche

Le attività previste dal contratto possono essere di due tipi:

• Interventi fissi -> distribuiti in modo uniforme lungo tutto il periodo del contratto (es. 6 interventi l’anno, distanziati automaticamente in modo regolare).
• Interventi variabili -> si indicano i mesi in cui devono avvenire e quante attività per mese, per contratti con cadenza non regolare durante l’anno.

Le attività generate compaiono in pianificazione: da lì si trascinano sul calendario per assegnarle a un tecnico e diventano interventi tecnici a tutti gli effetti.

3. Imposta gli avvisi di scadenza e il rinnovo

Si può configurare con quanti giorni di anticipo il sistema deve segnalare l’avvicinarsi della scadenza del contratto, così da contattare il cliente per il rinnovo prima che il contratto termini. È inoltre possibile attivare il rinnovo automatico, che crea un nuovo periodo con le stesse attività senza dover ricreare il contratto manualmente ogni anno.

4. Collega le attività alle mansioni dei tecnici

Le mansioni (es. idraulico, elettricista, manutentore) si associano ai tecnici e ai contratti, così da definire chiaramente chi può svolgere quale tipo di attività prevista dal contratto.

Contratti a chiamata: un caso a parte

Non tutti i contratti hanno una cadenza fissa. Per l’assistenza on-demand dove il cliente chiama quando ha bisogno, spesso con un pacchetto ore prepagato esiste una modalità dedicata: il contratto resta attivo senza generare attività periodiche, e ogni intervento richiesto dal cliente viene registrato sotto quel contratto, scalando le ore disponibili.