Integrare i rapportini di intervento con il gestionale aziendale significa far passare automaticamente ore, materiali e dati degli interventi verso il software che usi per fatturare, senza dover riscrivere nulla a mano. Si può fare in quattro modi: tramite integrazione nativa (per i gestionali più diffusi), tramite API, tramite file CSV oppure tramite webhook la scelta dipende da quale gestionale usi e da quanto vuoi automatizzare il processo.
Perché integrare rapportini e gestionale
Quando i rapportini di intervento restano scollegati dal gestionale, il rischio più comune è il doppio inserimento: il tecnico compila l’intervento sul campo, poi in ufficio qualcuno ricopia ore, materiali e dati cliente nel software di fatturazione. Questo passaggio manuale costa tempo e introduce errori un prezzo sbagliato, una riga dimenticata, una fattura che parte con giorni di ritardo.
Collegare i due sistemi elimina questo passaggio: l’intervento chiuso genera direttamente i dati pronti per la fattura.
Le 4 modalità di integrazione
1. Integrazione nativa con i gestionali più diffusi
Se usi uno dei gestionali già supportati nativamente, l’integrazione è la via più rapida:
- Danea EasyFatt -> gli interventi chiusi si esportano in formato XML e si importano direttamente in Danea.
- Fatture in Cloud -> integrazione diretta via API: gli interventi chiusi vengono inviati automaticamente per la generazione della fattura.
- Passepartout Mexal -> integrazione nativa disponibile.
In tutti e tre i casi l’attivazione avviene dalle impostazioni del software di gestione interventi, senza bisogno di sviluppo tecnico.
2. API per gestionali non supportati nativamente
Se il tuo gestionale non rientra tra quelli con integrazione nativa, è comunque possibile collegarlo tramite API REST. Serve una minima competenza tecnica (o il supporto del fornitore del gestionale), ma questa via permette di costruire un flusso di dati su misura tra i due sistemi dagli interventi chiusi fino agli articoli e alle anagrafiche clienti.
3. Scambio dati via CSV
Per chi non ha bisogno di un collegamento in tempo reale, l’esportazione/importazione tramite file CSV è la soluzione più semplice: si scaricano periodicamente i dati degli interventi conclusi (o si caricano anagrafiche clienti e articoli) senza alcuno sviluppo tecnico. Adatta a integrazioni saltuarie o a gestionali con cui non serve un collegamento automatico continuo.
4. Webhook per notifiche automatiche
I webhook permettono di notificare in automatico un sistema esterno ogni volta che accade un evento specifico ad esempio la chiusura di un intervento. Utile quando il gestionale (o un altro software aziendale, come un CRM) deve reagire in tempo reale a quello che succede sul campo, senza dover interrogare periodicamente i dati.
Come scegliere la modalità giusta
- Usi già Danea, Fatture in Cloud o Mexal? Parti dall’integrazione nativa: è la via più veloce e non richiede sviluppo.
- Hai un gestionale diverso ma con supporto tecnico interno o un fornitore disponibile a collaborare? Le API sono la soluzione più solida e automatica.
- Vuoi iniziare senza coinvolgere sviluppatori? Il CSV ti permette di collegare i dati subito, anche se in modo meno automatico.
- Ti serve reagire in tempo reale a eventi specifici (oltre alla sola fatturazione)? I webhook coprono questo caso.
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