Un rapportino di lavoro deve contenere almeno sette elementi: i dati del cliente, la data e i dati del tecnico, la descrizione dell’intervento svolto, i materiali utilizzati, le ore di lavoro e di viaggio, eventuali allegati fotografici e la firma di conferma del cliente. Qui sotto trovi il modello con tutti i campi da compilare, pronto da usare in versione cartacea, Excel o digitale.
I campi obbligatori di un rapportino di lavoro
1. Dati del cliente
Nome/ragione sociale, indirizzo dell’intervento (se diverso dalla sede principale), riferimento del contatto in loco.
2. Data e riferimenti dell’intervento
Data di esecuzione, numero identificativo del rapportino (per la tracciabilità), tecnico o tecnici assegnati.
3. Motivazione e descrizione del lavoro svolto
Il motivo della chiamata (guasto, manutenzione programmata, installazione) e la descrizione di cosa è stato effettivamente fatto, in modo chiaro e verificabile in caso di contestazione.
4. Materiali utilizzati
Elenco degli articoli/materiali impiegati, con quantità e se previsto matricola o numero di serie per i componenti tracciabili.
5. Ore di lavoro e di viaggio
Ore effettive di intervento, ore di viaggio e chilometri percorsi, separate perché spesso hanno tariffe diverse.
6. Allegati fotografici
Foto dello stato iniziale, del lavoro svolto o del risultato finale: documentano l’intervento e riducono le contestazioni successive.
7. Firma di conferma del cliente
Firma raccolta a fine intervento, prova che il cliente ha preso visione ed è d’accordo su quanto riportato.
Modello di rapportino di lavoro
Puoi copiare questa struttura in un foglio Excel, un documento Word o usarla come riferimento per un modulo cartaceo:
| Campo | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| Cliente | Nome/ragione sociale | Rossi Impianti S.r.l. |
| Indirizzo intervento | Sede dell’intervento | Via Roma 12, Milano |
| Data intervento | Data di esecuzione | 23/07/2026 |
| N. rapportino | Identificativo progressivo | RL-2026-0458 |
| Tecnico | Nome del tecnico assegnato | M. Bianchi |
| Motivazione | Motivo della chiamata | Guasto impianto climatizzazione |
| Descrizione lavoro | Cosa è stato fatto | Sostituzione compressore, ricarica gas |
| Materiali utilizzati | Articoli e quantità | Compressore x1, gas R410A 1kg |
| Ore di lavoro | Ore effettive di intervento | 2h 30min |
| Ore/km di viaggio | Tempo e distanza percorsa | 40min / 18km |
| Allegati | Foto o documenti | 3 foto |
| Firma cliente | Conferma finale | ✓ |
Perché conviene passare dal cartaceo al digitale
Un modello come questo funziona bene anche su carta o su Excel, ma ha due limiti: i dati non si aggregano automaticamente (bisogna ricopiarli per fare statistiche) e la compilazione a fine giornata comporta il rischio di dimenticare dettagli. Un rapportino digitale con questi stessi campi ha invece tre vantaggi in più: i materiali si richiamano dall’anagrafica articoli senza doverli riscrivere ogni volta, il totale dell’intervento si calcola automaticamente, e la firma può essere raccolta direttamente sullo schermo del tecnico, con invio immediato del PDF al cliente.
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