Digitalizzare i rapportini significa anche gestire con attenzione le foto e i documenti che li accompagnano. Non tutto deve essere visibile a tutti: una foto utile al cliente può non servire a un altro tecnico, e un documento interno non dovrebbe comparire nell’area riservata. La nuova gestione della visibilità dei media di RapportiniLavoro permette di decidere con precisione.
Tre livelli, con un ordine di priorità
Per ogni media, la visibilità viene calcolata in quest’ordine:
- la forzatura impostata sul singolo media;
- la categoria a cui il media appartiene;
- le opzioni predefinite, impostate in Impostazioni, Opzioni: “Visibilità default allegati per cliente” e “Visibilità default allegati per tecnici”.
In pratica, si può decidere una regola generale, affinare per categoria e intervenire solo sulle eccezioni.
Uno sguardo immediato
Nel dettaglio di ogni media, lo specchietto “Visibilità allegato” mostra, per tecnico e per cliente, se il file è visibile (occhio) o nascosto (occhio barrato). Per cambiare la situazione basta usare “Modifica visibilità”, in qualsiasi momento.
Inviare per mail e mostrare nell’area riservata sono due cose diverse
L’opzione “allega alla mail” serve a inviare il file al cliente via email. Perché lo stesso file sia visibile anche nell’area riservata serve la visibilità cliente. Le due impostazioni sono indipendenti.
Meno attenzione ogni volta
Impostate le categorie e le regole predefinite, i tecnici caricano le foto dall’app e la visibilità segue le regole stabilite. Chi amministra interviene solo quando c’è un’eccezione.
Per la configurazione ci si può affidare alla guida alla sezione Media; la pagina novità ne riassume i punti essenziali.
