Inviare notifiche automatiche significa avvisare via email il cliente su data e orario dell’intervento pianificato, senza dover fare una telefonata o un’email manuale per confermare l’appuntamento. La funzione si attiva dalle impostazioni, si aggancia automaticamente allo stato dell’intervento e prende i destinatari direttamente dall’anagrafica cliente, senza bisogno di reinserirli ogni volta.
Perché automatizzare la conferma dell’appuntamento
Chi pianifica interventi ogni giorno conosce bene il costo nascosto delle conferme manuali: una telefonata per confermare data e ora, un messaggio di promemoria il giorno prima, e in caso di modifica dell’orario tutto va ripetuto da capo. Con decine di interventi a settimana, questo tempo si accumula rapidamente — tempo che ricade sull’ufficio, non sul tecnico che è già impegnato sul campo. Automatizzare la notifica sposta questo compito dal “fare una telefonata ogni volta” al “configurarlo una volta sola”.
Come attivare e configurare le notifiche
1. Attiva la funzione dalle impostazioni
Da Impostazioni → Opzioni → sezione Notifiche d’intervento si attiva l’invio automatico. Da qui si configurano anche i destinatari e le tipologie di notifica da inviare.
2. Pianifica l’intervento normalmente
Nel momento in cui un intervento viene pianificato e assegnato a un tecnico, con data e orario definiti, il sistema ha già tutte le informazioni necessarie per generare la notifica: non serve alcun passaggio aggiuntivo rispetto alla normale pianificazione.
3. La notifica parte automaticamente, seguendo lo stato dell’intervento
Il cliente riceve un’email automatica con i dettagli dell’appuntamento (data e orario), collegata direttamente all’intervento pianificato. Le notifiche seguono lo stato dell’intervento: se la data o l’orario cambiano, il sistema gestisce l’invio in coerenza con l’aggiornamento, senza che l’ufficio debba inviare una nuova comunicazione manuale.
4. I destinatari arrivano dall’anagrafica cliente
Le email a cui viene inviata la notifica sono quelle già presenti in anagrafica per quel cliente: non serve digitare l’indirizzo ogni volta che si pianifica un nuovo intervento.
5. Estendi la notifica anche al tecnico, se utile
Oltre alla notifica al cliente, per ogni tecnico è possibile abilitare il flag “Email conferma appuntamento” in fase di creazione dell’utenza: se attivo, il tecnico riceve anch’esso una mail di conferma alla creazione dell’appuntamento, in aggiunta alla notifica standard verso il cliente.
Cosa cambia nella pratica
- L’ufficio non deve più occuparsi di confermare telefonicamente ogni appuntamento pianificato.
- Il cliente riceve la conferma nello stesso momento in cui l’intervento viene pianificato, senza dover chiamare per verificare data e orario.
- Il tecnico, se abilitato, riceve la stessa conferma via email, utile come promemoria aggiuntivo oltre alla app.
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