Personalizzare la numerazione e duplicare gli interventi sono due funzioni pensate per velocizzare la gestione quotidiana dei rapportini: la prima garantisce una numerazione automatica e coerente di ogni intervento, la seconda permette di ripartire da un intervento già esistente invece di compilarne uno nuovo da zero.
Perché queste due funzioni vanno spesso a braccetto
Chi gestisce molti interventi al giorno si trova davanti a due esigenze ricorrenti:
- avere un modo affidabile per identificare ogni singolo rapportino
- non perdere tempo a ricompilare da zero interventi che si ripetono nella sostanza.
Sono funzioni diverse, ma risolvono lo stesso problema di fondo, ridurre il tempo amministrativo attorno alla creazione dell’intervento, lasciando al tecnico più tempo per il lavoro vero e proprio.
Numerazione automatica degli interventi
Ogni intervento riceve una numerazione automatica, personalizzabile in base alle esigenze dell’azienda (ad esempio con prefissi, anno o progressivo dedicato). Questo garantisce che ogni rapportino abbia un identificativo univoco e coerente, utile per la tracciabilità interna e per il riferimento nelle comunicazioni con il cliente.
Avere una numerazione coerente aiuta soprattutto in due situazioni pratiche: quando un cliente richiama per chiedere informazioni su un intervento specifico (“il rapportino numero tot”), e quando serve fare una ricerca interna veloce senza dover scorrere l’elenco per data o descrizione.
Dove si configura
La numerazione si personalizza dalla sezione dedicata alla personalizzazione degli interventi, dove è possibile intervenire sul formato (prefisso, anno, progressivo) in base a come l’azienda preferisce organizzare i propri riferimenti interni.
Duplicare un intervento esistente
Quando un nuovo intervento è molto simile a uno già svolto (stesso cliente, stessa tipologia di lavoro, stessi materiali ricorrenti), invece di compilarlo da zero si può duplicare l’intervento esistente: i dati vengono copiati come base di partenza, lasciando poi la possibilità di modificare solo ciò che cambia (data, tecnico, dettagli specifici).
Quando conviene duplicare invece di creare da zero
La duplicazione è particolarmente utile per manutenzioni ricorrenti sullo stesso cliente, interventi standard che si ripetono con piccole variazioni, o quando più clienti richiedono lo stesso tipo di lavoro con materiali quasi identici. In tutti questi casi, partire da un intervento già compilato riduce sensibilmente il tempo di inserimento rispetto a ricominciare da una scheda vuota.
Cosa resta da verificare dopo la duplicazione
Anche se i dati di partenza vengono ripresi automaticamente, resta comunque buona norma controllare che data, tecnico assegnato e eventuali dettagli specifici dell’intervento (materiali diversi, note particolari) siano aggiornati correttamente prima di salvare, per evitare che informazioni dell’intervento originale restino per errore su quello nuovo.
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