Digitalizzare i rapportini di lavoro significa sostituire carta o fogli Excel con un’app che il tecnico compila direttamente sul luogo dell’intervento, con firma del cliente raccolta sullo schermo e invio automatico del PDF. Il passaggio richiede quattro fasi: impostare le anagrafiche di base, scegliere il formato del rapportino, formare i tecnici sulla compilazione da app e attivare l’invio automatico al cliente.
Perché passare dal rapportino cartaceo a quello digitale
Il rapportino cartaceo (o il foglio Excel compilato a mano) ha tre problemi ricorrenti: i dati restano fermi finché qualcuno non li ricopia in ufficio, il rischio di errori di trascrizione è alto, e non è possibile avere statistiche aggregate senza un lavoro manuale aggiuntivo. Il rapportino digitale risolve questi tre punti alla radice: il dato nasce già in formato utilizzabile, nel punto e nel momento in cui l’intervento avviene.
Come impostare la digitalizzazione, passo per passo
1. Carica le anagrafiche di base
Prima di iniziare a compilare rapportini digitali servono due anagrafiche:
- Anagrafica clienti -> nomi, indirizzi, sedi e macchinari, caricabili anche in blocco tramite importazione CSV.
- Anagrafica articoli -> i materiali che i tecnici utilizzano normalmente, così da poterli richiamare durante la compilazione invece di scriverli a mano.
2. Configura il formato del rapportino
Si può personalizzare la struttura del rapportino con campi propri (es. temperatura rilevata, esito di un collaudo, numero di matricola), oltre ai campi standard di descrizione, materiali e ore.
3. Forma i tecnici sulla compilazione da app
La compilazione da app segue una logica semplice: si apre l’intervento assegnato, si descrive il lavoro svolto, si aggiungono i materiali usati (richiamandoli dall’anagrafica), si allegano eventuali foto, e si raccoglie la firma del cliente direttamente sullo schermo del dispositivo. L’app funziona anche offline, per gli interventi in zone senza connessione: i dati si sincronizzano automaticamente al ripristino del segnale.
4. Attiva l’invio automatico al cliente
Dopo la firma, il PDF del rapportino può essere inviato automaticamente via email al cliente e all’ufficio, senza passaggi manuali aggiuntivi.
Cosa cambia concretamente per tecnici e ufficio
- Il tecnico compila l’intervento in pochi minuti, anche parlando a voce se si usa la compilazione assistita da AI, e non deve più riscrivere nulla al rientro in ufficio.
- L’ufficio riceve dati già strutturati, pronti per essere aggregati in statistiche o passati al gestionale per la fatturazione.
- Il cliente riceve il PDF firmato subito dopo l’intervento, senza dover aspettare giorni per la documentazione.
Contattaci per una demo gratuita e scopri come configurare la nostra app, scopri come gestire rapportini, interventi e dati in modo più semplice.